Verksamhetsnära kommunikatör

Här kan du som verksamhetsnära kommunikatör hitta information, guider och material som underlättar i din vardag.

I Region Västmanland ligger kommunikationsansvaret hos verksamheten i linjen och varje verksamhet är ansvarig för sin egen kommunikation, den kommunikation som behövs för att uppdraget ska lösas.

I mer komplexa kommunikationsfrågor som till exempel har varumärkespåverkan kan expertkunskap behövas och då är du välkommen att höra av dig till Kommunikationsenheten. Tillsammans utreder frågor, behov och utmaningar kopplat till verksamhetens kommunikation. Läs mer om rådgivning och strategiskt kommunikationsstöd här.

Om du har ett behov av kommunikation som du inte kan producera själv har du möjlighet att vända dig till regionens upphandlade leverantörer. Kostnaden för att anlita en extern leverantör står din egen verksamhet för. Läs mer om att beställa kommunikationstjänster här.

För att köpa in foto från en fotograf, eller för att producera film kontaktar du vår upphandlade reklambyrå New Normal regionvastmanland@newnormal.se.

New Normal behöver veta vid inköp av fotografering;

Önskemål om fotograf, om det finns.
Vad det är för slags fotografering (porträtt, verksamhetsbilder, byggnadsbilder etc)? Om porträtt, önskemål om bakgrund, om det ska vara t ex grå bakgrund eller ingen alls.
Hur många bilder som önskas och om de ska fungera för webb, print eller båda. Stående och/eller liggande format?
Var ska bilden/bilderna tas? Ange plats eller lokal.
Deadline
Budget
Ansvarsnummer och ansvarig kontaktperson
Bilder ska laddas upp till och lagras i Kommunikationsplatsens bildbank

Region Västmanlands bildmanér ska alltid följas och Region Västmanlands medverkansavtal ska användas.

För beställning av filmproduktion:

Se Checklista för beställning av filmproduktion.

Inköpta foton ses som en gemensam resurs och lagras i Kommunikationsplatsens bildbank.

Viktigt att tänka på vid användning av bilder i ditt material:

Använd bilder från Bild- och Mediabanken i Kommunikationsplatsen.
Där är alla bilder säkrade mot både juridik och riktlinjer. Biblioteket uppdateras med nya foton löpande, både köpta och internt fotograferade bilder. Saknar du bilder kan du kontakta kommunikation@regionvastmanland.se för stöd och hjälp vid inköp av bilder.

Lägg enkelt in bilder från vår bildbank med tillägg/plugin i Office
Du kan enkelt hämta bilder från vår bildbank direkt till PowerPoint, Word eller Excel via ett plugin/tillägg. Instruktion Installera plugg-in/tillägg. Om det inte fungerar att lägga till tillägget kontaktar du IT-supporten IT-stöd - Region Västmanland.

Säkra alltid upphovsrätten!
Publicera aldrig en bild om du inte försäkrat dig om att du har rätt att använda den. Detta gäller oavsett användningsområde, både internt och externt material, få eller många mottagare. Bilder kan vara gratis, eller så betalar användaren för att få använda dem.

Ladda upp egna bilder för användning i Kommunikationsplatsen.
Vill du använda en bild som inte finns i bildbanken i Kommunikationsplatsen kontaktar du kommunikation@regionvastmanland.se för att få hjälp med uppladdning av egna bilder. Då laddas dina bilder upp förutsatt att behörighet och medverkansavtal för aktuell bild är i sin ordning.

Inköp foto och film
Läs mer här om inköp av foto och filmproduktion.

Medverkansavtal
Tänk på att alltid upprätta ett medverkansavtal för de som medverkar på bild eller film. Medverkansavtal för personer som medverkar i bild inhämtas och lagras i videoverktyget Mediaflow.

Digital signering
Samtycket sker via en digital signeringstjänst där mottagaren får en länk via sms eller e-post, läser och kontrollerar uppgifterna i avtalet och signerar med BankID.

För att hantera medverkansavtal digitalt kontakta Kommunikationsenheten via
kommunikation@regionvastmanland.se.

Tillstånd
Vid fotografering i regionens lokaler kan tillstånd krävas.
Läs mer om fotografering, filmning och ljudupptagning inom regionens sjukhus här.
Tillståndsbevis för fotografering/filmning.

Låna eller låna ut bilder
Region Västmanland lånar inte ut bilder som vi har bildrättigheter till. Om vi ska låna bilder från organisationer krävs ett avtal för detta. Läs mer under FAQ Bilder.

Vardag, äkthet och igenkänning

I de allra flesta fall där vi jobbar med fotografi är det människor i fokus. Det är viktigt att bilderna förmedlar en verklig känsla, att det känns som vanliga människor i en autentisk västmanländsk miljö. Det innebär inte att alla foton måste vara tagna i Västmanland utan att bilderna skulle kunna varit tagna i Västmanland. Det innebär att vi undviker miljöer som känns kulturellt eller geografiskt avlägsna – exempelvis öknar, västsvenska skärgårdsmiljöer, skyskrapor etc.

Personerna som fotas gör det i en riktig miljö och är ofta aktiva. De interagerar med miljön de befinner sig i även om blicken är fokuserad på kameran. Bilderna är tagna i vardagen och avspeglar en vardagshändelse.

Undvik foton som har karaktär av reklam, studiomiljöer och en känsla av att vara iscensatta. Det upplevs inte som trovärdigt.

Jämlik kommunikation och representation

I Västmanland bor människor av alla sorter och det ska också avspeglas i våra bildval. Våra bilder ska över tid inkludera en bred representation av olika människor med olika ålder, etnicitet, funktionsnedsättningar, religion, kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexualitet med mera. Vi ska i våra bildval också undvika att förstärka stereotyper kopplade till dessa områden.

Jämlikhet och representation mäts över tid och i regionens samlade bildval, det innebär inte att vi ska ha med "en person av varje sort" i varje foto.

Barn på bild

Enligt barnkonventionen anses bilder och andra personuppgifter om barn särskilt skyddsvärda. Barn kan ha svårare att förutse riskerna med att lämna ifrån sig uppgifter och förstå vilken rätt till skydd de har för sina uppgifter. Därför har Region Västmanland beslutat att inte fotografera barn i vår verksamhet. På så sätt undviker vi potentiella risker och bevarar barnens integritet.
Barn under 13 år ska inte medverka på bilder fotograferade av Region Västmanland. Fotografier på barn köper vi istället in från bildbyrå och liknade leverantörer. När barn 13-18 år fotograferas krävs medgivande från båda vårdnadshavarna.

AI-genererade bilder

Bildmanéret gäller för alla typer av bilder, oavsett hur de är framställda. Bilder ska spegla autentiska miljöer och personer i regionens verksamhet, skildra verkliga händelser och miljöer i Västmanland. Det är inte tillåtet att ta fram och använda AI-genererade bilder i regionens kanaler eller för extern information (exempelvis till patienter, resenärer, besökare) samt i externa presentationer. Vid behov av AI-genererade bilder för extern kommunikation, kontakta kommunikationsenheten. Vid all användning av AI-genererade bilder, ska de märkas upp med att de är generade av AI.

1177s bildriktlinjer - patientkommunikation

Våra bildriktlinjer utgår från de som tagits fram för 1177. Det är också de vi ska följa när vi kommunicerar under 1177s varumärke om hälsa och sjukvård till våra invånare. Läs dem direkt på Riktlinjer för bild och video - 1177.

Det finns inte något lager för trycksaker inom regionen. De trycksaker som finns att beställa ligger under "Färdigt material" i Kommunikationsplatsen.

Sök efter trycksaken som ska beställas, ange antal och de övriga uppgifter som ska anges i beställningsformuläret, beställningen går sedan direkt till tryckeriet.

Varje verksamhet betalar för sin beställning genom att ange ansvarsnummer.

Saknar du något material under "Färdigt material", kontakta kommunikation@regionvastmanland.se

Om du behöver hjälp med reklambyråtjänster har regionen upphandlade leverantörer som kan hjälpa dig.

Många kommunikationsprodukter så som affischer och foldrar kan du producera själv i regionens mallverktyg Kommunikationsplatsen.
Om du har ett behov av kommunikationsmaterial som du inte kan producera i Kommunikationsplatsen har du möjlighet att vända dig till regionens upphandlade leverantörer.

New Normal

Upphandlad leverantör av alla typer av originalproduktion samt regionens enda upphandlade leverantör av filmproduktion, fotografering, kampanjer och kommunikationsstrategi. Offertförfrågan och avrop skickas till regionvastmanland@newnormal.se

Upphandlad leverantör av orginalproduktion så som office- och adobemallar/dokument och trycksaksoriginal. Offertförfrågan och avrop skickas till order@youarehere.se, med kopia till kommunikation@regionvastmanland.se
You Are Here används aldrig som leverantör av filmproduktion, fotografering, kampanjer och kommunikationsstrategi.

En grafisk profil är ett viktigt verktyg i arbetet med att upprätthålla och stärka ett varumärke. Det ska hjälpa användaren att möjliggöra visuell igenkänning, enhetlighet och kontinuitet.

Använd rätt grafisk profil till rätt målgrupp.

För att på enklast sätt veta att det blir rätt och enhetligt hänvisar vi i första hand till våra lättanvända mallar på Kommunikationsplatsen.

Region Västmanlands grafisk profil

Det är den profil som används vid kommunikation till invånare generellt (alltså frågor som inte rör hälso- och sjukvård), samt internt eller med andra organisationer.

1177 grafisk profil

En nationell framtagen profil som används vid kommunikation med invånare i egenskap av patienter i hälso- och sjukvårdsrelaterade frågor.

Logotyper

Logotyper hämtas i mediabanken i Kommunikationsplatsen, visst urval finns här: Region Västmanland Newsroom

Strategiskt kommunikationsstöd och rådgivning

Vissa regionövergripande mer komplexa kommunikationsfrågor som kan ha varumärkespåverkan på Region Västmanland som organisation kan behöva stöd av Kommunikationsenhetens expertkunskap med planering och upplägg.

Ta kontakt med Kommunikationsenheten så utreder vi tillsammans grundläggande frågor, behov och utmaningar kopplat till verksamhetens kommunikationsutmaning. Tillsammans utreder vi till exempel en målgrupps- eller kanalanalys, hjälper till så att verksamheten kommer igång med en kommunikationsplan.

Skulle en verksamhet ha behov av en mer grundläggande genomgång av sina behov, utmaningar och möjligheter kopplat till kommunikationsfrågor för att komma igång eller komma vidare i sitt kommunikationsuppdrag kan Kommunikationsenheten tillsammans med verksamheten sätta samman och genomföra worskhops med olika teman och inriktning. Därefter ska verksamheten på egen hand kunna arbeta vidare med den kommunikation man behöver hantera för att lösa sitt uppdrag. Här prioriteras verksamheter med övergripande komplexa kommunikationsuppdrag och som saknar egen kommunikationsresurs.

För frågor eller mer information, kontakta Kommunikationsenheten

kommunikation@regionvastmanland.se

Ladda upp videoklippet i Mediaflow (eller välj ett videoklipp som redan finns där).
Klicka på de tre prickarna vid videoklippet och välj ”Ladda ned”.
Välj formatet "720p mp4" eller ”480p mp4”.
Spara filen där du vill (ofta hamnar den i Hämtade filer).
Ladda upp den nya versionen i Mediaflow.
Ta bort originalfilen (den okomprimerade/högupplösta versionen).
Du hittar "Ta bort" under de tre prickarna på videoklippet. Välj "Radera permanent" Klart!

Glöm inte att ladda ned SRT-filen för textning innan du tar bort originalfilen, så att du enkelt kan lägga på texten på den komprimerade filmen.

Om du inte får valet att spara filen i 720p eller 480p under "Ladda upp" så beror det på att Mediaflow "känner av" att kvaliteten inte blir bra nog.

Mallarna i Kommunikationsplatsen är framtagna för att täcka de mest efterfrågade produktionerna. Det finns mallar för foldrar, affischer, rapporter, diplom, roll-ups med mera. När du producerar digitalt material kan du förslagsvis använda de mallar som finns för Väntrums-tv 1177, Rörlig media, TV-skärmar, nyhetsbrev.

En mall kan ha sina begränsningar. Om du inte kan lösa ditt kommunikationsbehov med de mallar som finns har du alltid möjlighet att ta hjälp av våra upphandlade reklambyråer. Läs mer om reklambyråer här.

Kontakta kommunikation@regionvastmanland.se om du behöver hjälp med att komma igång med Kommunikationsplatsen eller om du vill ha hjälp med att ta in offert från en leverantör.

En QR-kod kan användas i de fall man vill lotsa mottagaren/målgruppen till en specifik sida eller tjänst på en webb. Ska du använda en QR-kod ska koden vara mätbar. Därför behöver du kontakta Kommunikationsenheten för att få en QR-kod med spårbarhet.

Läs intruktionen i ledningssystemet om vad du behöver tänka på när du ska ha en QR-kod i ditt material. Ledningsystemet om QR-kod, hantering och information.

Det finns en bra och lättanvänd mall för digitala nyhetsbrev. Ett nyhetsbrev kan vara ett bra sätt att nå ut med information. Men innan du skapar ett nytt nyhetsbrev är det viktigt att du tänker igenom målgrupp och syftet med nyhetsbrevet. Till din hjälp har du tex våra mallar för Kommunikationsplanering som du hittar här. Informationen i ett nyhetsbrev ska hållas kort, länka vidare till både externa och interna webbsidor för mer information.

Kontakta kommunikation@regionvastmanland.se om du behöver stöttning i arbetet med att komma igång med kommunikationsplanen.

Sociala medier ger oss som organisation ett mer personligt sätt att kommunicera med de som bor i Västmanland. Här hittar du information om hur vi jobbar med sociala medier i regionen.

Vill du kommunicera med Region Västmanlands invånare via våra sociala medier hänvisar vi till våra befintliga kanaler. Vi är restriktiva med att starta nya konton, men om du och din verksamhet ändå vill göra det går det bra att kontakta oss via kommunikation@regionvastmanland.se för rådgivning.

Se även riktlinjer för Sociala medier i ledningssystemet.

Ibland kan det vara svårt att veta var gränsen går kring att vara privat, personlig och professionell när du kommunicerar i sociala medier.

Det är positivt att regionens medarbetare använder sociala medier som privatpersoner. Att använda sociala medier för privat bruk är ett utmärkt sätt att testa och lära sig använda sociala medier. Det är också ett sätt för att öka den egna omvärldskunskapen.

När du använder sociala medier i tjänsten representerar du alltid Region Västmanland. Om du har en roll som förknippas starkt med regionen så finns det en möjlighet att du kommer att förknippas med regionen även när du använder sociala medier privat, vilket kan vara bra att ha i åtanke.

Tänk på att när du använder din arbetsdator för att surfa på internet så representerar du Region Västmanland i alla lägen. Om du kommenterar i olika webbforum, redigerar på Wikipedia eller liknande är det datorns ip-nummer som registreras. Det innebär att om det är din arbetsdator du använder så är det ett ip-nummer som kopplas till regionen.

Det är emot Facebooks regler att du som användare har olika konton, till exempel olika konton för din professionella roll och som privatperson. Det betyder att du inte får ha ett alternativt Facebook-konto som du bara använder i tjänsten.

När du administrerar en sida som du använder professionellt så gör du det med ditt privata konto. De som interagerar med sidorna du administrerar ser inte ditt privata konto.

Om du ska använda Facebook för att interagera med till exempel patienter eller brukare så gör du det genom att skapa en sida på Facebook. Att bli vän med dem via ditt vanliga Facebook-konto kan jämföras med att dela ut ditt privata telefonnummer.

Som anställd i offentlig myndighet har du yttrandefrihet utanför din arbetstid. Det innebär att du har rätt att uttrycka dina egna tankar och åsikter, även kritik, i din privata blogg, Twitter, Facebook och så vidare. Dock får du inte utge dig för att vara talesperson för Region Västmanland som myndighet och organisation. Du måste också hålla dig inom lagarna för sekretess och tystnadsplikt.

Under arbetstid representerar du din arbetsgivare, Region Västmanland, och är myndighetens representant. Det innebär att invånarna har yttrandefrihet gentemot dig och du har ett ansvar att bemöta detta sakligt och objektivt.

Region Västmanland Interntryckeri:

Regionen har ett internt tryckeri som kan ta emot en del trycksaksbeställningar.
För förfrågningar mejla printservice@regionvastmanland.se eller ring 021-17 38 08.

Beställa kuvert
Alla kuvert beställs via Kommunikationsplatsen, beställning går till Interntryckeriet. Se instruktion i Ledningsystemet.

Upphandlade tryckerier är:

Roll-up, flaggor och byggvepor

Linderoths Tryckeri i Vingåker AB, telefon: 0151-130 90, info@linderothstryckeri.se

Informationstryck (affischer, foldrar, broschyrer, visitkort etc)

Tryckservice AB, telefon: 0431-415533 , region.vastmanland@tryckservice.nu

Instruktion för att beställa visitkort finns i ledningssystemet: Beställa visitkort Region Västmanland och 1177

Profilprodukter

Upphandlat tryckeri för profilprodukter är Profeel AB Västerås, telefon 021-383 383, e-post info@profeel.se

Läs mer under Profilprodukter här Event, mässor och profilprodukter.

Se avtalsdatabasen för mer information om ramavtal. Vid frågor om tryckerier kontakta kommunikation@regionvastmanland.se

Dokument som publiceras på en webbplats ska vara tillgänglighetsanpassade. Det betyder att de ska kunna läsas av alla oavsett funktionsnedsättning. Se hur du gör för att få ett dokument tillgänglighetsanpassat.

Region Västmanland ska följa lagen om tillgänglighet till digital offentlig service. Det innebär att regionens digitala information behöver vara anpassad för användare med funktionsnedsättningar eller andra hinder.

Som redaktör på någon av Region Västmanlands webbar behöver du genomgå utbildning i Klarspråk. Kursen är kostnadsfri och du hittar den här. Du hittar också en handbok i klarspråk och checklista på Kommunikationsplatsen.

Du kan i vissa fall behöva åtgärda brister i ditt innehåll för att det ska kunna publiceras och visas för besökare med en funktionsnedsättning. Se vad som gäller för olika typer av webbinnehåll och hur du gör för att säkerställa att ditt material är godkänt för publicering.

Hur du tillgänglighetsanpassar din webb på webbriktlinjer.se

Myndigheten för digital förvaltning ger vägledning och stöd för tillgänglighetsarbete för webbplatser, appar och andra digitala plattformar.

Kunskap och stöd (digg.se)

Här kan du läsa om hur du kan arbeta med översättningar och regionens rekommendationer om språk, arbetssätt med mera.

Översättning trycksaker

Vid trycksaksproduktion som innehåller språk med andra alfabet än det latinska är det viktigt att planera hur översättningen ska användas innan översättningen görs. Text med andra alfabet går inte att kopiera in i Kommunikationsplatsens mallar. Skapa hellre en bild eller pdf och addera i pdf-filen som ska skickas till tryckeriet. Vid hantering av filer med andra alfabet kan beställning av layout behöva beställas via leverantör.

Text i trycksak som är på annat språk måste kontrolleras av tolken så texten inte flödar om med radbrytningar eller annat som är felaktigt.

Översättning patientkommunikation, trycksak och 1177

Ska du översätta text som ska användas i trycksaker är det viktigt med planering hur översättning till andra språk ska användas. Gäller det patientinformation så går det att lägga översättningen på 1177 och hänvisa dit istället för att skapa en helt ny trycksak. Kontakta 1177-redaktionen för mer info redaktion1177@regionvastmanland.se

Översättning dokument ledningssystemet

Lägg alltid svensk text i sin helhet tillsammans med översatt text i sin helhet i samma dokument. Det gör det enklare för dig att veta vad du översatt och underlättar för läsare som tränar på svenska språket.

Använd ledningssystemets mallar vid hantering av dokument som ska översättas. Då säkerställer vi att dokumenten håller en bra standard i format och minimerar risken för att översatt text inte blir korrekt.

Spara alltid översatt material i ledningssystemet. Detta för att säkerställa revidering och sökbarhet. Genom att ha samtliga översatta dokument i ledningssystemet säkerställer vi även att det finns en ansvarig för uppdatering av dokumenten. När dokumentet ska uppdateras är det också en fördel om man lätt kan se när dokumenten är publicerade och vad som står i dokumenten.

Kontakta kommunikation@regionvastmanland.se vid eventulla oklarheter.
Se även i den här sidans länklista information i ledningssystemet.

Region Västmanland rekommenderar att man vid behov av översättning väljer de prioriterade språken engelska, arabiska och somaliska. 

Finskt förvaltningsområde

Region Västmanland är finskt förvaltningsområde. Det innebär att vi har en skyldighet enligt lag att sträva efter att bemöta sverigefinnar på deras språk. Utifrån det ska vi ta ställning till om materialet även bör översättas till finska.

Översättningar och 1177.se

1177.se har en strategi för tillgänglighet på andra språk. De språk som rekommenderas att översätta innehåll till anges i fallande prioritetsordning i nedan lista. Engelska är ett vanligt andraspråk hos målgruppen. Genom att översätta till engelska når vi därför ut till många trots att få har engelska som modersmål i Sverige. Vi tar även alltid fram en lättläst version vid produktion av nya sidor på 1177.se.

Engelska
Arabiska
Somaliska
Dari
Tigrinja
Polska
Persiska
Sorani
Thailändska

Kontakta oss

Kommunikationsenheten

: kommunikation@regionvastmanland.se

Nätverk för verksamhetsnära kommunikatörer

Vill du utvecklas, samverka och nätverka med andra verksamhetsnära kommunikatörer? Gå med i vårt nätverk för verksamhetsnära kommunikatörer i Region Västmanland.

Kontakta oss här för att anmäla ditt intresse.