Rådgivning och strategiskt kommunikations- och mediestöd

Talespersoner

I Region Västmanland finns inte en talesperson som hanterar alla mediafrågor. Alla medarbetare har lagstadgad rätt att tala med media men det är inget tvång att göra det. Vanligt är dock att det är verksamhetschefer, förvaltningschefer, direktörer samt talespersoner som är faktaägare för ett visst verksamhetsområde som uttalar sig.

Som medarbetare inom offentlig sektor är det viktigt att finnas tillgänglig för medias frågor och granskning och att hantera svar på frågor korrekt och så skyndsamt som möjligt.

Stöd i mediahantering

Om något händer i din verksamhet som kan väcka medias intresse bör du höra av dig till pressfunktionen. Här får du stöd och hjälp med olika förberedelser inför kontakten med media, det kan vara budskap till uttalanden, ett frågor och svarsdokument mm.

Här nedan följer några tips på hur du kan förbereda dig inför en intervju.

Innan intervjun

• Om du blir uppringd, anteckna namn och telefonnummer samt de frågor journalisten vill ha svar på.
• Har du inte tid att svara direkt, gör upp en tid och be att få återkomma.
• Vad tycker du/ni? - Bestäm ditt budskap och din målgrupp. Tänk på att budskapet ska in, inte ut! Du pratar med journalisten men kommunicerar med läsaren!
• Ta reda på fakta om du behöver
• Fundera över vilka frågor du kommer att få
• Bolla frågor och budskap med en kollega eller regionens pressfunktion
• Öva. Högt!
• Var noga med att återkomma på utsatt tid om ni gjort upp en tid.

Under intervjun

• Börja med det viktigaste
• Återkom till det viktigaste
• Var begriplig och tydlig
• Undvik helst eller förklara eventuella fackuttryck
• Var kortfattad
• Strunta i att hänvisa till de interna processerna
• Var trevlig - men kom ihåg att ni inte är kompisar
• Låt dig inte provoceras
• Upprepa inte ord från journalisten som du inte själv valt
• Blev det inte bra? Be att få ta om. (svårt i direktsändning)

Tänk på 

• Fokusera på det du vill säga - inte på det du absolut inte ska eller får/kan säga
• Håll fokus – ta en fråga åt gången och koncentrera dig på en sak
• Undvik ”inga kommentarer” - det kan väcka misstro. Förklara i stället varför du inte kan svara, eller be om att få återkomma.
• Prata inte ”off the record”. Säg bara det du kan stå för.
• Spekulera inte.
• Tala sanning och prata bara om det du känner till och är säker på.
  
  Efter intervjun
• Använd gärna möjligheten att få läsa de av dina citat som en skrivande journalist tänker använda. Undvik att peta i formuleringar, om det inte är rena felaktigheter

Tips och checklista för att skriva ett underlag för  pressmeddelande

 

• Tänk igenom vem du riktar dig till, varför du ska berätta, vad du vill berätta och om pressmeddelande är rätt kanal för ditt budskap.

• Pressmeddelandet ska så långt det är möjligt svara på frågorna vem, vad, var, när, varför och hur.

• Skriv kort och koncist – max en A4-sida.

• Skriv neutralt, enkelt och okomplicerat.

• Lättläst disposition - korta stycken, underrubriker och punktlistor.

Undvik

• Klyschor.

• Typiskt interna ord, till exempel mobila resurser.

• Medicinska termer.

• Förskönande adjektiv, superlativ och utropstecken, det kan uppfattas som reklam.

• Abstrakta substantiv som döljer vad det handlar om, till exempel ”resursallokering” (vem ska fördela vad hur och när?).

• Att ha flera olika nyheter i samma pressmeddelande förminskar värdet av varje enskild nyhet. Har du två nyheter, gör två olika pressmeddelanden.

Rubrik

Neutral och informativ rubrik. Rubriken ska berätta vad det handlar om. Rubriken ska locka till läsning, väcka intresse hos målgruppen och ge läsaren förståelse för vad texten handlar om. Helst inte mer än 70 tecken, på grund av sökmotorer.

Ingress

Det räcker med två, tre meningar som sammanfattar nyheten. Undvik att ge komplex information i ingressen. Tänk på ingressen som en hjälp för läsaren in i texten. Rubrik och ingress får inte hänga ihop som en helhet. Ett vanligt fel är att börja berättelsen i rubriken och sedan fortsätta direkt i ingressen. Ingressen blir då svårförståelig om rubriken tas bort, vilket är vanligt på nyhetsredaktioner. Du ska kunna stryka rubriken och ändå ha en begriplig ingress.

Citat

Kort citat efter ingressen där talespersonen kommenterar nyheten, drar slutsatser och tycker till. Använd citaten till subjektiva tolkningar och budskap, inte till ytterligare fakta eller siffror. Citat och brödtext får aldrig skrivas ihop i ett stycke. Här presenteras talespersonen med titel (skrivs med gemena tecken).

Brödtext, eventuellt ett andra citat och avslutning

Använd korta textstycken i brödtexten som kompletterar och fördjupar ingressens innehåll. Huvudbudskap lyfts senast i det andra citatet. I brödtexten får det inte förekomma pronomen i första och andra person, såsom ”jag”, ”vi”, ”oss” etcetera. Det är däremot okej i citat.

Avslutning med information om bakgrund och eventuell faktaruta.

Kontaktperson

Namn, titel, mobilnummer och mejladress till kontaktperson och talesperson. Se till att de är tillgängliga när pressmeddelandet går ut.

Kom ihåg

Media har inte någon skyldighet att publicera eller göra en egen nyhet utifrån ditt pressmeddelande.

• Ju mer likt en nyhetsartikel i en tidning, desto större chans har ditt pressmeddelande att nå fram.

• Ju mer relevant ditt pressmeddelande är, desto större chans har ditt pressmeddelande att nå fram. Till exempel är Fagersta-Posten inte intresserad av en nyhet som rör Kungsör.

Skrivregler

• Inga förkortningar med undantag för väletablerade såsom ABB och LO. Skriv ”kronor” istället för ”kr”, ”på grund av ”istället för ”p.g.a”, för att nämna ett par exempel. Likaså ”procent ”i stället för ”%”, ”miljoner kronor” i stället för ”mkr”.

• Kommatecken vid decimaler, inte punkt eller kolon. Alltså 13,7 miljoner kronor, inte 13.7 miljoner kronor.

• Punkt i tidsangivelser. Alltså klockan 13.47, inte 13:47.

Korrekturläs

• Låt ytterligare en person, minst, läsa texten. Helst någon som kan läsa med ”fräscha ögon”.

• Tips: Använd den automatiska uppläsningsfunktionen i Word. Att lyssna gör det lättare att upptäcka fel.

• Läs själv texten högt.

• Kolla namn extra noga: Marie-Louise Strandqvist, eller Mari-Loise Strandquist.

• Kolla om texten flyter och hänger ihop. Använd ord och uttryck som binder ihop stycken och tankegångar, till exempel: ”därför”, ”det innebär”, ”till sist” men”, och”, ”tidigare”.

Strategiskt kommunikationsstöd och rådgivning

Vissa regionövergripande mer komplexa kommunikationsfrågor som kan ha  varumärkespåverkan på Region Västmanland som organisation kan behöva stöd av Kommunikationsenhetens expertkunskap med planering och upplägg.

Ta kontakt med Kommunikationsenheten så utreder vi tillsammans grundläggande frågor, behov och utmaningar kopplat till verksamhetens kommunikationsutmaning. Tillsammans utreder vi till exempel en målgrupps- eller kanalanalys, hjälper till så att verksamheten kommer igång med en kommunikationsplan.

Skulle en verksamhet ha behov av en mer grundläggande genomgång av sina behov, utmaningar och möjligheter kopplat till kommunikationsfrågor för att komma igång eller komma vidare i sitt kommunikationsuppdrag kan Kommunikationsenheten tillsammans med verksamheten sätta samman och genomföra worskhops med olika teman och inriktning. Därefter ska verksamheten på egen hand kunna arbeta vidare med den kommunikation man behöver hantera för att lösa sitt uppdrag. Här prioriteras verksamheter med övergripande komplexa kommunikationsuppdrag och som saknar egen kommunikationsresurs.

För frågor eller mer information, kontakta Kommunikationsenheten

kommunikation@regionvastmanland.se

Mediastöd och mediaträning för talespersoner

Kommunikationsenheten och regionens pressfunktion erbjuder stöd och personlig coachning i mediahatering och mediafrågor.

Kommunikationsenheten erbjuder också en utbildning för talespersoner. Läs mer under fliken kommunikationsutbildningar om det stöd som finns för dig som chef eller talesperson när det gäller regionens arbetssätt med press- och mediafrågor.

Har du frågor eller vill ha mer information om press och media, kontakta regionens pressfunktion:

press@regionvastmanland.se

Att skicka ett pressmeddelande som en enskild kommunikationsinsats ger sällan den effekt på målgruppen som eftersöks. Det är därför mer framgångsrikt att låta ett pressmeddelande vara en del av en större samlad kommunikationsinsats och en del av en kommunikationsplan för att nå potentiellt bättre genomslag.

Region Västmanlands pressfunktion stöttar verksamheter med presskommunikation, planerar, prioriterar och publicerar de pressmeddelanden som går ut från regionen.

Att tänka på inför ett pressutskick:

• Kontakta pressfunktionen i god tid och flagga för ett kommande utskick.
• Skicka ditt färdiga textunderlag till pressfunktionen minst tre arbetsdagar innan önskad publicering.
• Textunderlaget ska vara färdigskrivet i klarspråk, med talespunkter som är godkända av talespersoner, samt innehålla kontaktuppgifter till de talespersoner som förekommer i textunderlaget.
• Tänk på att stämma av och synka så att talespersonerna finns tillgängliga för medias ev. intervjuer med den tid på pressutskicket publiceras.

Pressfunktionen förbehåller sig rätten att ändra språkliga fel i textunderlaget samt vid behov föreselå nedkortad text och citat samt avstå publicering om underlagen inte håller kvalitetskrav för publicering i regionens externa kanaler.

För mer information eller kontakt med pressfunktionen.

press@regionvastmanland.se

Pressrum

Kommunikationsenheten samlar all pressinformation i ett digitalt pressrum. Där kan du läsa och prenumerera på nyheter. Region Västmanland - Senaste nyheterna (notified.com)

Region Västmanlands verksamheter, projekt och samverkan uttrycks i en bredd av varumärken. Vår varumärkeshierarki visar hur varumärkena struktureras och förhåller sig till varandra utifrån målsättningen att vi ska vara tydliga för målgrupperna som avsändare. Vår utgångspunkt är att visa på koncerntillhörigheten och att Region Västmanland är huvudman för verksamheten.