Verksamhetsnära kommunikatör

Här kan du som verksamhetsnära kommunikatör hitta information, guider och material som underlättar i din vardag.

I Region Västmanland ligger kommunikationsansvaret hos verksamheten i linjen och varje verksamhet är ansvarig för sin egen kommunikation, den kommunikation som behövs för att uppdraget ska lösas.

I mer komplexa kommunikationsfrågor som till exempel har varumärkespåverkan kan expertkunskap behövas och då är du välkommen att höra av dig till Kommunikationsenheten. Tillsammans utreder frågor, behov och utmaningar kopplat till verksamhetens kommunikation. Läs mer om rådgivning och strategiskt kommunikationsstöd här.

Om du har ett behov av kommunikation som du inte kan producera själv har du möjlighet att vända dig till regionens upphandlade leverantörer. Kostnaden för att anlita en extern leverantör står din egen verksamhet för. Läs mer om att beställa kommunikationstjänster här.

I Kommunikationsplatsen finns Region Västmanlands bildbank där alla bilder är säkrade mot både juridik och riktlinjer. Biblioteket uppdateras med nya foton löpande, både köpta och internt fotograferade bilder.

Säkra alltid upphovsrätten!

Publicera aldrig en bild om du inte vet vem som äger upphovsrätten till bilden eller om du inte har rättighet att använda den. Det går alltså inte att ta en bild från nätet och använda den utan att säkra rättigheten till att använda den. Detta gäller oavsett användningsområde, både internt och externt material, få eller många mottagare.

Riktlinjer för foto - Region Västmanlands bildmanér

Foto är en viktig del i hur vi syns visuellt. När vi jobbar med foton har vi flera saker att ta hänsyn till. Det handlar både om hur de ser ut och vad de förmedlar, kopplat till vårt varumärke. Du kan läsa mer om våra riktlinjer för bilder nedan.
Om du behöver generella råd och stöd kopplat till fotoinköp kan mejla till kommunikation@regionvastmanland.se

För att köpa in foto från en fotograf kontaktar du vår upphandlade reklambyrå Consid regionvastmanland@consid.se.

Consid behöver veta:

Önskemål om fotograf, eller om du vill att Consid väljer fotograf
Vad det är för slags fotografering (porträtt, verksamhetsbilder, byggnadsbilder etc)? Om porträtt, önskemål om bakgrund, om det ska vara t ex grå bakgrund eller ingen alls
Hur många bilder som önskas och om de ska fungera för webb, print eller båda. Stående och/eller liggande format?
Var ska bilden/bilderna tas? Ange plats eller lokal.
Deadline
Budget om detta finns
Ansvarsnummer

Vid publicering av bilder och filmer som avser identifierbara personer måste gällande integritetsskyddslagstiftning följas, vilket bland annat inkluderar EU:s förordning 2016/679 (”GDPR”). Därför måste alltid ett avtal upprättas innan fotografering/filmining.
Medverkansavtalet foto/film finns här
Instruktioner för avtalet finns här.

Vid fotografering i regionens lokaler kan tillstånd krävas.
Läs mer om fotografering, filmning och ljudupptagning inom regionens sjukhus här.
Tillståndsbevis för fotografering/filmning

Vardag, äkthet och igenkänning

I de allra flesta fall där vi jobbar med fotografi är det människor i fokus. Det är viktigt att bilderna förmedlar en verklig känsla, att det känns som vanliga människor i en autentisk västmanländsk miljö. Det innebär inte att alla foton måste vara tagna i Västmanland utan att bilderna skulle kunna varit tagna i Västmanland. Det innebär att vi undviker miljöer som känns kulturellt eller geografiskt avlägsna – exempelvis öknar, västsvenska skärgårdsmiljöer, skyskrapor etc.

Personerna som fotas gör det i en riktig miljö och är ofta aktiva. De interagerar med miljön de befinner sig i även om blicken är fokuserad på kameran. Bilderna är tagna i vardagen och avspeglar en vardagshändelse.

Undvik foton som har karaktär av reklam, studiomiljöer och en känsla av att vara iscensatta. Det upplevs inte som trovärdigt.

Jämlik kommunikation och representation

I Västmanland bor människor av alla sorter och det ska också avspeglas i våra bildval. Våra bilder ska över tid inkludera en bred representation av olika människor med olika ålder, etnicitet, funktionsnedsättningar, religion, kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexualitet med mera. Vi ska i våra bildval också undvika att förstärka stereotyper kopplade till dessa områden.

Jämlikhet och representation mäts över tid och i regionens samlade bildval, det innebär inte att vi ska ha med "en person av varje sort" i varje foto.

1177s bildriktlinjer

Våra bildriktlinjer utgår från de som tagits fram för 1177. Det är också de vi ska följa när vi kommunicerar under 1177s varumärke om hälsa och sjukvård till våra invånare. Läs dem direkt på Riktlinjer för bild och video - 1177 Vårdguiden

Det finns inte något lager för trycksaker inom regionen. De trycksaker som finns att beställa ligger under "Färdigt material" i Kommunikationsplatsen.

Sök efter trycksaken som ska beställas, ange antal och de övriga uppgifter som ska anges i beställningsformuläret, beställningen går sedan direkt till tryckeriet.

Varje verksamhet betalar för sin beställning genom att ange ansvarsnummer.

Saknar du något material under "Färdigt material", kontakta kommunikation@regionvastmanland.se

Om du behöver hjälp med reklambyråtjänster har regionen upphandlade leverantörer som kan hjälpa dig.

Många kommunikationsprodukter så som affischer och foldrar kan du producera själv i regionens mallverktyg Kommunikationsplatsen.
Om du har ett behov av kommunikationsmaterial som du inte kan producera i Kommunikationsplatsen har du möjlighet att vända dig till regionens upphandlade leverantörer.

Consid

Upphandlad leverantör av alla typer av originalproduktion samt regionens enda upphandlade leverantör av filmproduktion, fotografering, kampanjer och kommunikationsstrategi. Offertförfrågan och avrop skickas till regionvastmanland@consid.se

Upphandlad leverantör av orginalproduktion så som office- och adobemallar/dokument och trycksaksoriginal. Offertförfrågan och avrop skickas till order@youarehere.se, med kopia till kommunikation@regionvastmanland.se You Are Here används ej som leverantör av filmproduktion, fotografering, kampanjer och kommunikationsstrategi.

En grafisk profil är ett viktigt verktyg i arbetet med att upprätthålla och stärka ett varumärke. Det ska hjälpa användaren att möjliggöra visuell igenkänning, enhetlighet och kontinuitet.

Använd rätt grafisk profil till rätt målgrupp.

För att på enklast sätt veta att det blir rätt och enhetligt hänvisar vi i första hand till våra lättanvända mallar på Kommunikationsplatsen.

Region Västmanlands grafisk profil

Det är den profil som används vid kommunikation till invånare generellt (alltså frågor som inte rör hälso- och sjukvård), samt internt eller med andra organisationer.

1177 grafisk profil

En nationell framtagen profil som används vid kommunikation med invånare i egenskap av patienter i hälso- och sjukvårdsrelaterade frågor.

Logotyper

Logotyper hämtas i mediabanken i Kommunikationsplatsen, visst urval finns här: Region Västmanland Newsroom

Strategiskt kommunikationsstöd och rådgivning

Vissa regionövergripande mer komplexa kommunikationsfrågor som kan ha varumärkespåverkan på Region Västmanland som organisation kan behöva stöd av Kommunikationsenhetens expertkunskap med planering och upplägg.

Ta kontakt med Kommunikationsenheten så utreder vi tillsammans grundläggande frågor, behov och utmaningar kopplat till verksamhetens kommunikationsutmaning. Tillsammans utreder vi till exempel en målgrupps- eller kanalanalys, hjälper till så att verksamheten kommer igång med en kommunikationsplan.

Skulle en verksamhet ha behov av en mer grundläggande genomgång av sina behov, utmaningar och möjligheter kopplat till kommunikationsfrågor för att komma igång eller komma vidare i sitt kommunikationsuppdrag kan Kommunikationsenheten tillsammans med verksamheten sätta samman och genomföra worskhops med olika teman och inriktning. Därefter ska verksamheten på egen hand kunna arbeta vidare med den kommunikation man behöver hantera för att lösa sitt uppdrag. Här prioriteras verksamheter med övergripande komplexa kommunikationsuppdrag och som saknar egen kommunikationsresurs.

För frågor eller mer information, kontakta Kommunikationsenheten

kommunikation@regionvastmanland.se

Mallarna i Kommunikationsplatsen är framtagna för att täcka de mest efterfrågade produktionerna. Det finns mallar för foldrar, affischer, rapporter, diplom, roll-ups med mera. När du producerar digitalt material kan du förslagsvis använda de mallar som finns för Väntrums-tv 1177, Rörlig media, TV-skärmar, nyhetsbrev.

En mall kan ha sina begränsningar. Om du inte kan lösa ditt kommunikationsbehov med de mallar som finns har du alltid möjlighet att ta hjälp av våra upphandlade reklambyråer. Läs mer om reklambyråer här.

Kontakta kommunikation@regionvastmanland.se om du behöver hjälp med att komma igång med Kommunikationsplatsen eller om du vill ha hjälp med att ta in offert från en leverantör.

En QR-kod kan användas i de fall man vill lotsa mottagaren/målgruppen till en specifik sida eller tjänst på en webb. Ska du använda en QR-kod ska koden vara mätbar. Därför behöver du kontakta Kommunikationsenheten för att få en QR-kod med spårbarhet.

Läs intruktionen i ledningssystemet om vad du behöver tänka på när du ska ha en QR-kod i ditt material. Ledningsystemet om QR-kod, hantering och information.

Det finns en bra och lättanvänd mall för digitala nyhetsbrev. Ett nyhetsbrev kan vara ett bra sätt att nå ut med information. Men innan du skapar ett nytt nyhetsbrev är det viktigt att du tänker igenom målgrupp och syftet med nyhetsbrevet. Till din hjälp har du tex våra mallar för Kommunikationsplanering som du hittar här. Informationen i ett nyhetsbrev ska hållas kort, länka vidare till både externa och interna webbsidor för mer information.

Kontakta kommunikation@regionvastmanland.se om du behöver stöttning i arbetet med att komma igång med kommunikationsplanen.

Sociala medier ger oss som organisation ett mer personligt sätt att kommunicera med de som bor i Västmanland. Här hittar du information om hur vi jobbar med sociala medier i regionen.

Vill du kommunicera med Region Västmanlands invånare via våra sociala medier hänvisar vi till våra befintliga kanaler. Vi är restriktiva med att starta nya konton, men om du och din verksamhet ändå vill göra det går det bra att kontakta oss via kommunikation@regionvastmanland.se för rådgivning.

Se även riktlinjer för Sociala medier i ledningssystemet.

Ibland kan det vara svårt att veta var gränsen går kring att vara privat, personlig och professionell när du kommunicerar i sociala medier.

Det är positivt att regionens medarbetare använder sociala medier som privatpersoner. Att använda sociala medier för privat bruk är ett utmärkt sätt att testa och lära sig använda sociala medier. Det är också ett sätt för att öka den egna omvärldskunskapen.

När du använder sociala medier i tjänsten representerar du alltid Region Västmanland. Om du har en roll som förknippas starkt med regionen så finns det en möjlighet att du kommer att förknippas med regionen även när du använder sociala medier privat, vilket kan vara bra att ha i åtanke.

Tänk på att när du använder din arbetsdator för att surfa på internet så representerar du Region Västmanland i alla lägen. Om du kommenterar i olika webbforum, redigerar på Wikipedia eller liknande är det datorns ip-nummer som registreras. Det innebär att om det är din arbetsdator du använder så är det ett ip-nummer som kopplas till regionen.

Det är emot Facebooks regler att du som användare har olika konton, till exempel olika konton för din professionella roll och som privatperson. Det betyder att du inte får ha ett alternativt Facebook-konto som du bara använder i tjänsten.

När du administrerar en sida som du använder professionellt så gör du det med ditt privata konto. De som interagerar med sidorna du administrerar ser inte ditt privata konto.

Om du ska använda Facebook för att interagera med till exempel patienter eller brukare så gör du det genom att skapa en sida på Facebook. Att bli vän med dem via ditt vanliga Facebook-konto kan jämföras med att dela ut ditt privata telefonnummer.

Som anställd i offentlig myndighet har du yttrandefrihet utanför din arbetstid. Det innebär att du har rätt att uttrycka dina egna tankar och åsikter, även kritik, i din privata blogg, Twitter, Facebook och så vidare. Dock får du inte utge dig för att vara talesperson för Region Västmanland som myndighet och organisation. Du måste också hålla dig inom lagarna för sekretess och tystnadsplikt.

Under arbetstid representerar du din arbetsgivare, Region Västmanland, och är myndighetens representant. Det innebär att invånarna har yttrandefrihet gentemot dig och du har ett ansvar att bemöta detta sakligt och objektivt.

Upphandlade tryckerier är:

Roll-up, flaggor och kuvert

Linderoths Tryckeri i Vingåker AB, telefon: 0151-130 90, info@linderothstryckeri.se

Informationstryck (affischer, foldrar, broschyrer, visitkort etc)

Tryckservice AB, telefon: 0431-415533 , region.vastmanland@tryckservice.nu

Se avtalsdatabasen för mer information om ramavtal. Vid frågor om tryckerier kontakta kommunikation@regionvastmanland.se

Dokument som publiceras på en webbplats ska vara tillgänglighetsanpassade. Det betyder att de ska kunna läsas av alla oavsett funktionsnedsättning. Se hur du gör för att få ett dokument tillgänglighetsanpassat.

Region Västmanland ska följa lagen om tillgänglighet till digital offentlig service. Det innebär att regionens digitala information behöver vara anpassad för användare med funktionsnedsättningar eller andra hinder.

Som redaktör på någon av Region Västmanlands webbar behöver du genomgå utbildning i Klarspråk. Kursen är kostnadsfri och du hittar den här. Du hittar också en handbok i klarspråk och checklista på Kommunikationsplatsen.

Du kan i vissa fall behöva åtgärda brister i ditt innehåll för att det ska kunna publiceras och visas för besökare med en funktionsnedsättning. Se vad som gäller för olika typer av webbinnehåll och hur du gör för att säkerställa att ditt material är godkänt för publicering.

Hur du tillgänglighetsanpassar din webb på webbriktlinjer.se

Myndigheten för digital förvaltning ger vägledning och stöd för tillgänglighetsarbete för webbplatser, appar och andra digitala plattformar.

Kunskap och stöd (digg.se)

Här kan du läsa om hur du kan arbeta med översättningar och regionens rekommendationer om språk, arbetssätt med mera.

Lägg alltid svensk text i sin helhet tillsammans med översatt text i sin helhet i samma dokument. Det gör det enklare för dig att veta vad du översatt och underlättar för läsare som tränar på svenska språket.

Text som översätts kan lätt bli många fler tecken i ett annat språk. För att text ska bli korrekt översatt är det viktigt att använda bra mallar och tänka på hur man placerar text och eventuella bilder.

Vid trycksaksproduktion som innehåller språk med andra alfabet än det latinska är det viktigt att planera hur översättningen ska användas innan översättningen görs. Det kan vara så att texten läggs in som en bild eller liknande i materialet, och det kan vara svårt att lägga in i Kommunikationsplatsens mallar. Text i trycksak som är på annat språk måste kontrolleras av tolken så texten inte flödar om med radbrytningar eller annat som är felaktigt.

Använd gärna bilder i början eller slutet av en text.

Använd ledningssystemets mallar. Då säkerställer vi att dokumenten håller en bra standard i format och minimerar risken för att översatt text inte blir korrekt.

Spara alltid översatt material i ledningssystemet. Detta för att säkerställa revidering och sökbarhet. Genom att ha samtliga översatta dokument i ledningssystemet säkerställer vi även att det finns en ansvarig för uppdatering av dokumenten. När dokumentet ska uppdateras är det också en fördel om man lätt kan se när dokumenten är publicerade och vad som står i dokumenten.

Region Västmanland rekommenderar att man alltid översätter till engelska, arabiska och somali då det är dom tre största språkgrupperna just nu. Region Västmanland rekommenderar även översättning till finska, då vi är ett finskt förvaltningsområde.

Finskt förvaltningsområde

Region Västmanland är finskt förvaltningsområde. Det innebär att vi har en skyldighet enligt lag att sträva efter att bemöta sverigefinnar på deras språk. Utifrån det är det av största vikt att ta ställning till ifall materialet ska översättas till finska.

Översättningar och 1177.se

1177.se har en strategi för tillgänglighet på andra språk. De språk som rekommenderas att översätta innehåll till är, i fallande prioritetsordning:

Engelska
Arabiska
Somaliska
Dari
Tigrinja
Polska
Persiska
Sorani
Thailändska

Kontakta oss

Kommunikationsenheten

: kommunikation@regionvastmanland.se

Nätverk för verksamhetsnära kommunikatörer

Vill du utvecklas, samverka och nätverka med andra verksamhetsnära kommunikatörer? Gå med i vårt nätverk för verksamhetsnära kommunikatörer i Region Västmanland.

Kontakta oss här för att anmäla ditt intresse.

Verksamhetsnära kommunikatör

Säkra alltid upphovsrätten!

Riktlinjer för foto - Region Västmanlands bildmanér

Consid

You Are Here

Använd rätt grafisk profil till rätt målgrupp.

Region Västmanlands grafisk​​ profi​​​l

1177 grafi​​sk profil