Beställning av upphandling

Uppdragsbeskrivning

MBL-förhandling krävs inför vissa upphandlingar

Samrådsavtalet vilar på den arbetsrättsliga grund som finns i medbestämmandelagen (MBL) och arbetsmiljölagen (AML). När samråd sker i samrådsgrupp som basenhetsråd, verksamhetsråd (divisionsnivå/förvaltningsnivå eller motsvarande) eller i centralt verksamhetsråd (regionledningsnivå), ersätter det information och förhandling enligt §§ 11, 19 och 38 i MBL.

Primär förhandlingsskyldighet råder inför beslut om att anlita en entreprenör av bemanningstjänster. Vid oklarheter kontaktar uppdragsgivaren ansvarig HR/PA konsult/chef som, vid behov, kontaktar respektive regions förhandlingschef.

Upprättande av Personuppgiftsbiträdesavtal krävs inför vissa upphandlingar

Personuppgiftsbiträdesavtal ska tecknas med leverantör när denne behandlar, hanterar, lagrar och/eller har åtkomst till personuppgifter som regionen ansvarar för. Personuppgifter innefattar även indirekta personuppgifter vilket innebär uppgifter som kan knytas till enskilda personer.

Upphandlande verksamhet (beställaren av upphandlingsuppdraget) ansvarar för att upprätta ett Personuppgiftsbiträdesavtal.

För stöd och vägledning, kontakta: dataskyddsombudet@regionvastmanland.se 

Möjlighet att samordna upphandlingen

I Inköps uppdrag ingår, att i möjligaste mån samordna aktuella upphandlingar. Det gäller både mellan olika enheter inom respektive region och regionsövergripande mellan Sörmland och Västmanland. Båda regionerna uttrycker tydligt att ökad samverkan är ett medel för att nå uppsatta mål och hålla budgetramar. Samordning kan bl.a. innebära bättre kontraktsvillkor och minskad resursåtgång i det administrativa arbetet. Om samordning inte sker när möjlighet bedöms föreligga måste orsakerna motiveras och dokumenteras.

Upphandlingens totala värde

När man beräknar totalvärdet för en upphandling ska man beakta hela värdet för det man ska avropa, men även värdet på exempelvis sådant som man valt att ha option på. Det kan exempelvis handla om option på tillkommande utrustning eller option på förlängning av avtalstiden.

Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga avrop/beställningar (tilldelningar) som planeras under avtalstiden. Ett ramavtals löptid får som huvudregel vara max fyra år. Upphandlingsvärdet beräknas exklusive moms.

Ange önskat datum för leverans av vara/tjänst eller ange önskad avtalsstart

Tänk på att en upphandling i kan ta mellan 6 till 18 månader beroende på upphandlingens karaktär. Vid oplanerade behov kan ytterligare ledtid tillkomma för tillsättning av handläggare.