Projekt – en arbetsform för utveckling

I initieringsfasen undersöks möjligheterna att genomföra en idé ur olika perspektiv. Både om det är tekniskt möjligt och om vi har resurser för att kunna genomföra det. Idén ska också passa in i verksamhetens strategi och planer. 

I fasen beskrivs vad som ska uppnås med projektet och vilka förutsättningar som projektet har genom att ta fram: 

• ett tydligt syfte (varför vi gör det) 
• önskade effektmål (vad vi vill uppnå i verksamheten) 
• projektets mål (vad projektet ska uppnå) 
• en grov tidplan  
• förslag på projektorganisation  
• kostnadsramar 
• finansiering och av vem 
• mottagare av projektets resultat 
• en överenskommelse för hur och av vem projektets önskade effekter ska mätas, tas fram

Information som jobbas fram under initieringsfasen dokumenteras i ett projektdirektiv och en effekthemtagningsplan som ska godkännas innan projektet kan gå vidare till nästa fas, Etablering. 

I etableringsfasen beskrivs hur projektet ska genomföras. Detta planeringsarbete är viktigt för det fortsatta arbetet i projektets genomförande. Planeringen görs genom att: 

• projektmålen tydliggörs i detalj 
• en ekonomisk kalkyl tas fram för projektet 
• en riskanalys genomförs 
• projektets organisation beslutas 
• resurser bokas upp 
• aktivitets- och tidplan tas fram för hur arbetet ska nå målen 
• projektets intressenter identifieras och en plan för kommunikation tas fram 
• mottagaren av projektets resultat kontaktas för att bestämma hur överlämnandet ska göras 

Hela planeringen dokumenteras i en projektplan som ska godkännas innan projektet går vidare till nästa fas, Genomförande. 

I genomförandefasen jobbar projektgruppen med att göra aktiviteter enligt den projektplan som tagits fram i tidigare fas. Nu fokuserar projektet på att leverera resultat för att uppfylla de mål som satts upp för arbetet. 

Hur arbetet går rapporteras regelbundet till styrgruppen som hjälper projektet framåt genom att ta beslut, stötta och följa upp. 

I genomförandefasen planeras även överlämning till den verksamhet som är mottagare och förvaltare av projektets resultat. Det är viktigt att planera för överlämningen i god tid innan projektet är slut. 

I slutet av genomförandefasen tas en leveransrapport fram som beskriver vad projektets levererat och hur målen uppfyllts. Efter att den godkänts går projektet över i nästa fas, Avveckling. 

Under avvecklingsfasen tar projektet fram en slutrapport som beskriver hur arbetet gått. Hela projektet utvärderas, från start till slut, med de som deltagit i arbetet. Erfarenheter och förslag till förbättringar samlas in och dokumenteras.  

Denna fas är viktig för att vi ska lära oss av våra erfarenheter och bli ännu bättre på att driva utvecklingsprojekt i framtiden. 

Slutrapporten ska godkännas och därefter avslutas projektet och projektdokumenten arkiveras. 

De önskade effekterna av arbetet kan uppstå redan vid projektets slut, men i de flesta fall behöver det gå en tid för att full effekt ska uppstå. När effekterna planeras uppstå, hur de ska mätas och vem som är ansvarig finns beskrivet i projektets dokumentation. 

Vid tekniska problem i Avima (tidigare Webforum) eller om du vill bli användare av Avima, vänd dig till IT-support på telefon 735 00.

Välkommen att höra av dig till Projektkontoret om du har övriga frågor kring projektarbete.