Arbetstider, ledighet och frånvaro

Från 1 januari 2025 lämnar  arbetsgivare frånvarouppgifter till Skatteverket i samband med arbetsgivardeklarationen. Skatteverket ansvarar inte för själva uppgifterna utan tar emot dem och skickar dem direkt vidare till Försäkringskassan, utan att spara några uppgifter.

Försäkringskassan använder sedan uppgifterna om frånvaro i kontrollen av föräldrapenningförmåner. Om frånvaro inte finns rapporterad i Heroma kan till exempel inte ersättning för föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning utgå.

Läs mer på Skatteverkets hemsida

Efter överläggningar med de fackliga organisationerna kan arbetsgivaren besluta om att ha flextid i verksamheten. I lokalt kollektivavtal regleras reglerna.

​I AB § 14 regleras reglerna för flexibel arbetstid. 

Utgångspunkten för systemet som helhet är arbetsgivarens rätt att besluta vilka arbetsplatser eller i vilken omfattning flexibel arbetstid ska tillämpas. Om och i vilken utsträckning flexibel arbetstid kan tillämpas i en förvaltning eller viss arbetsplats är alltså inte en kollektivavtalsfråga. Vissa delar i systemet kräver dock lokalt kollektivavtal och de är avstämningsperiodens längd, förläggning och omfattning av flextid samt hur stort flextidssaldo som får överföras till närmast följande avstämningsperiod.

Flexavstämning

Flexavstämning ska göras per den sista mars och sista september för alla medarbetare. Chef gör avstämningen utifrån respektive flexavtal meddelar lön när löneavdrag ska ske. 

Lönestöd gör avstämningen på läkarna. 

För att skapa goda förutsättningar för ett hållbart och hälsosamt yrkesliv har Region Västmanland tagit fram en riktlinje för schemaläggning. Som ett led i detta har regionen valt att tillgängliggöra en onlineutbildning från Region Skåne kring hälsofrämjande schemaläggning.

Utbildningen är en vägledning bestående av tre delar. Du får först svara på ett antal frågor om dig och ditt schema. Är du chef rekommenderar vi att du svarar utifrån din erfarenhet av schemaläggning på arbetsplatsen. Utifrån dina svar får du ett antal forskningsbaserade råd att tänka på i din vardag. Till sist finns också några reflektionsfrågor om hur vi påverkas av tjänstgöring blandad dag natt.

Utbildningen på Kompetensplatsen.

Riktlinje för schema och bemanning

Distansarbete ska ses som en möjlighet och bidra till attraktiva arbetsförutsättningar samt balans mellan arbete och privatliv.  

Hur möjligheten till distansarbete ser ut i det enskilda fallet beror på arbetets art och förutsättningar att fullgöra arbetsuppgifter på distans. I fokus står verksamhetens uppdrag och mål och att tillgänglighet för kollegor och invånare kan bibehållas. Distansarbete sker alltid efter överenskommelse mellan medarbetare och chef.  

Läs riktlinjen: Distansarbete inom Region Västmanland (36301) 

Frågor och svar om distansarbete (från arbetsmiljöhandboken) 

Vad menas med huvudarbetsplats, tjänsteställe och distansarbetsplats? 

Alla regionens medarbetare har tillgång till en arbetsplats i arbetsgivarens lokaler, detta är medarbetarens huvudarbetsplats. Detta räknas även skattetekniskt som tjänsteställe även om medarbetaren i perioder arbetar mer än halvtid på distans.  

Distansarbetsplats är normalt sett medarbetarens hem, men efter dialog med ansvarig chef kan medarbetare och chef komma överens om alternativ distansarbetsplats.  

Får medarbetaren arbeta på distans från exempelvis fritidsbostaden? 

Ja, förutsatt att chef och medarbetare kommer överens om att det fungerar.  

Hur mycket får medarbetaren arbeta på distans?  

Medarbetare och chef kommer överens om omfattningen av distansarbete med utgångspunkt i arbetsuppgifternas och verksamhetens art. Omfattningen kan variera över tid och förutsätter en god dialog mellan chef och medarbetare. Så länge det fungerar finns inga begränsningar, däremot är det viktigt att även väga in gemenskapen i arbetsgruppen.  

Kan medarbetaren kräva att få arbeta på distans? 

Nej, chef leder och fördelar arbetet och avgör vad som är bäst givet den egna verksamheten. I det beslutet ska regionens inriktningsbeslut beaktas och eventuella hinder först försöka överbryggas.  

Kan chef kräva att medarbetare arbetar på distans? 

Nej, medarbetaren har alltid rätt att komma till sin huvudarbetsplats i arbetsgivarens lokaler. Distansarbete är en möjlighet till flexibilitet där arbetet tillåter och medarbetare så önskar.  

Vem ansvarar för medarbetarens arbetsmiljö? 

Det är alltid arbetsgivaren som ansvarar för medarbetarens arbetsmiljö. Regionens interna styrdokument och Arbetsmiljöverkets regelverk ska följas oavsett var medarbetaren utför sitt arbete.  

Hur riskbedöms distansarbetsplatsen?

Riskbedömning genomförs enligt ordinarie rutiner. Det praktiska genomförandet kräver god dialog mellan chef och berörda medarbetare och skyddsombud. Kom ihåg att riskbedöma den totala situationen så att såväl hela arbetsplatsen som den enskilda medarbetarens risker inkluderas. 

Vad händer om olyckan är framme? 

Risker, tillbud, olyckor och arbetsskador ska hanteras på samma sätt oavsett var medarbetaren arbetar och regionens riktlinjer och instruktioner ska följas. Regionen har tecknat en olycksfallsförsäkring för distansarbete som innebär att arbetstagaren är försäkrad i händelse av personskador. Försäkringen omfattar arbetstagarens normala arbetstid. Anmälan sker till: sakerhetsenheten@regionvastmanland.se 

Vilka tider ska medarbetaren vara tillgänglig? 

Medarbetarens tillgänglighet för kollegor med fler ska utgå från ordinarie arbetstid. I verksamheter där det inte finns fasta arbetstider är det särskilt viktigt att det finns en tydlig och kommunicerad förväntan på tillgänglighet. Eventuellt övertidsarbete ska vara beordrat på samma sätt som när arbetet utförs på huvudarbetsplatsen. Arbetet ska planeras för att möjliggöra paus och tid för återhämtning.  

Vad gäller om medarbetaren blir sjuk? 

Sjukfrånvaro, vård av sjukt barn eller annan frånvaro ska anmälas enligt gällande rutiner för arbetsplatsen oberoende av den plats där arbetet utförs. Det är viktigt att medarbetare sjukanmäler sig vid sjukdom så att återhämtning och tillfrisknande kan prioriteras.  

Vilken teknisk support kan medarbetaren få i hemmet?  

Supportfunktion på Förvaltningen för digitaliseringsstöd har möjlighet att fjärrstyra datorn för support och visst underhåll kan genomföras när datorn är ansluten till regionens nätverk. Fysisk support på distansarbetsplatsen eller på arbetstagarens egen utrustning eller internetuppkoppling görs inte. 

Vilken teknisk support kräver närvaro på huvudarbetsplatsen? 

All leverans av utrustning, åldersutbyte samt support och underhåll som kräver att datorn ominstalleras genomförs på huvudarbetsplatsen.  

Vilka kostnader står arbetsgivaren för? 

Arbetsgivaren står inte för kostnader på distansarbetsplatsen, exempelvis elektricitet eller internetuppkoppling. Arbetsgivaren tillhandahåller inte heller bildskärmar, kontorsstolar eller liknande, men om enskild chef har möjlighet finns inget hinder att detta lånas ut under perioder av intensivare distansarbete.  

Vad gäller kopplat till säkerhet och sekretess? 

Region Västmanlands regler för IT‑användare och riktlinjer för informationssäkerhet ska följas även på distansarbetsplatsen