Skapa en upplevelse

Vad ska du kalla den här produkten?

Välj ett arbetsnamn som du kan använda internt, tex Svamphelg eller Fiske morggontur.

Vilka deltagare vänder du dig till?

Det här handlar om målgrupp och marknad. Bestäm dig för vilken typ av deltagare den här upplevelsen vänder sig. Vilken målgrupp den passar bäst för. Det kan handla om vilken typ av gäster du helst vill ha. Beskriv deras intressen och vad de uppskattar. Tanken är att du ska beskriva målgruppen så detaljerat som möjligt.

Exempel på målgrupp: Vuxna par utan barn i 30-årsåldern som är aktiva och bor i Mälardalsregionen som har lite tid men gott om pengar och därför efterfrågar upplevelser som är så kompletta som möjligt och där kvaliteten är viktigare än priset. De gillar god mat och tar gärna ett glas vin till middagen. De har rest mycket runt om i världen men längtar nu efter att komma ut i naturen i Sverige.

💡 Våga skapa en upplevelse som är nischad och vänder sig till en smal målgrupp. Då är det större chans att någon därute hajar till och tycker att det är klockrent istället för att upplevelsen framstår som allmängiltig.

Nu vill jag att du ska beskriva upplevelsen så detaljerat som möjligt. För att underlätta det arbetet har jag satt ihop en lista med frågor. De här frågorna syftar till att du ska våga definiera en färdig produkt. Ett vanligt misstag är att vara för flexibel och anpassa upplevelsen efter kundens önskemål. Utgå från att det finns kunder som vill boka färdiga upplevelser, och att det är du som avgör vilket upplägg som fungerar bäst.

Hur länge håller upplevelsen på?

Ange längden på upplevelsen i antal timmar eller dagar och nätter.

Priser

Vad ska kunden betala för upplevelsen? Det kan vara pris för vuxen, barn, student, pensionär eller vad som är relevant. Ange om det är med eller utan moms och i så fall vilka momssatser som gäller. Ange också om det finns extra tillval, tex enkelrumstillägg eller hyra av kajak. Fundera också på hur länge priserna är giltiga och när du behöver uppdatera dem. Gör en enkel kalkyl där du räknar på dina fasta och rörliga kostnader och hur mycket pengar du behöver få in för att täcka alla kostnader och gå med vinst. Tänk på att din lön är en kostnad. Jämför sedan med liknande upplevelser och försök uppskatta vad din tänkta målgrupp är beredd att betala.

💡 Konkurrera inte med låga priser. Inkludera istället mer så blir produkten mer attraktiv och komplett och då kan du ta ett högre pris. Till exempel är det svårt att sälja en vandring med fika, men om man byter ut fika mot lunch eller middag och lägger till lån av gummistövlar och pannlampa så blir produkten mer värdefull för kunden och betalningsviljan ökar.

Vad ingår?

Skriv en punktlista, kort och precist utan säljsnack, tex boende en natt, middag, frukost, guide, hjälm, flytväst, ryggsäck, kikare, sovsäck eller kanotvagn.

💡Kom ihåg att ta med även sådant som kan kännas självklart för dig, tex lakan eller välkomstfika.

Under vilken period kan du erbjuda den här upplevelsen?

Ange under vilken period som du kommer att erbjuda den här upplevelsen med specifika datum för säsongsstart och avslut.

Erbjuder du upplevelsen på särskilda datum?

Det finns många fördelar med att erbjuda upplevelser på förutbestämda datum. Kunden slipper välja datum och du får mer kontroll över när du ska jobba. Har du fasta avgångar? I så fall vilka datum eller veckodagar? Om du har fasta avgångar, fundera på om du också ska låta kunden göra förfrågningar på andra datum.

💡 Om du vill sälja ex 10 avgångar men är osäker på om det kommer att bli fullbokat så kan du lägga ut 5 avgångar och öppna fler när de börjar bli fullbokade.

Tider

När börjar upplevelsen? Ange tid för början och avslut. Tex från kl 13 dag ett till kl 11 dag fyra.

Plats

Ange exakt plats för början och avslut. Tex vi ses i receptionen på Åsas vandrarhem i Sala.

💡Tänk på att gästerna oftast inte kommer samtidigt, de kan vara tidiga eller sena. Välj därför en plats där de kan vara en stund, kanske en reception eller ett cafe.

Hur ska gästen komma dit?

Beskriv detaljerat de olika sätten en gäst kan ta sig dit och om man kan resa med tåg eller buss. Var övertydlig. Lägg in en interaktiv karta från tex Google Maps.

💡Det är viktigt att vara tydlig. Beroende på varifrån du tänker dig att gästerna reser kan du behöva ha med detaljer som:

• Hur lång tid det tar att resa med bil och tåg eller buss?
• Hur köper man tåg- och bussbiljetter?
• Hur man tar sig från tågstationen?
• Hur man tar sig dit med bil? Ange tidsåtgång och avstånd i kilometer.
• vilka flygplatser som finns i närheten
• vilka flygbolag som flyger dit
• hur man tar sig från flygplatsen.

Kan ni hämta upp och lämna av på boendeanläggningar, tågstation eller flygplats? Vad kostar det och hur man bokar det? Om du inte erbjuder transfer, rekommendera gärna ett taxibolag med telefonnummer, hemsida och ungefärlig kostnad.

Hur många deltagare kan ni ta som mest?

Hur många deltagare kan du ta emot samtidigt? Det här handlar ofta om fysiska begränsningar som antal platser i minibussen eller antal tillgängliga rum, men det handlar också om kvalitén på upplevelsen.

💡Sätt ett maxantal som du känner dig bekväm med. Där du känner att om ni blir fler än så, så blir upplevelsen inte lika bra.

Vad är det lägsta antal deltagare ni tar emot?

Det här är framför allt en ekonomisk fråga. Du måste räkna fram hur många deltagare du behöver för att täcka dina fasta kostnader. Och ha en policy för hur du ska göra om ni blir färre.

Fundera också på om man ska kunna boka upplevelsen privat eller om man ansluter sig till en grupp med andra deltagare, eller om båda alternativen finns.

💡 Tänk på vad det innebär om du till exempel skriver “Antal deltagare 5-12”. Vad händer om en person vill boka och sedan ett par, och sedan en person till? Det finns risk att du avskräcker kunder eftersom det låter som att upplevelsen inte är särskilt populär och eventuellt kommer att ställas in om det inte kommer minst fem personer. Särskilt om du ändå kommer att genomföra upplevelsen även om det kommer två personer. Riv alla hinder du kan så kommer du se att du får fler bokningar.

Boende

Ingår boende? Beskriv i så fall boendet med vilka rumstyper som erbjuds, vilken standard det är, om man delar badrum med andra, om man måste ta med egna lakan och handduk och om städning ingår. Du kan också behöva ta med sånt som om det finns bastu, gratis parkering och elbilsladdare. Sedan kommer frågan hur du ska säkerställa att det finns lediga rum under alla avgångar. Det är en förhandlingsfråga med boendeanläggningen, ett så kallat allotment-avtal.

💡 Om boende inte ingår kan du rekommendera närliggande boenden i närheten.

Mat

Ange vilka måltider som ingår. Beskriv vad för typ av mat kan gästen förvänta sig. Sedan behöver du fundera på vem som tillhandahåller måltiderna och hur ska du hantera allergier och särskilda önskemål, tex vegetariskt. Om måltider inte ingår kan du rekommendera var deltagarna kan äta i närheten.

💡 Samla in information om allergier eller specialmat från gästerna redan vid bokningstillfället.

💡 Avsluta aldrig en aktivitet när gästerna är hungriga. Då är det bättre att avsluta med en måltid. Och om du tex börjar en aktivitet kl 13 så måste du meddela alla gäster att de ska ha ätit lunch innan de kommer.

Vad krävs av deltagarna?

Ange vilken fysisk nivå det är på aktiviteterna så att deltagarna kan avgöra om aktiviteterna passar för just dem. Det gäller särskilt för aktiviteter i naturen där du tar med gästen ut på strapatser.

💡 Förklara vad aktiviteten innebär praktiskt, tex Vi promenerar i lugnt tempo med flera pauser på väl upptrampade stigar i platt terräng under c:a 2 timmar. Det blir oftast inte så bra att bara skriva lätt, medium eller svår eftersom det kan tolkas så olika.

Packlista

Vilken utrustning behöver deltagarna ha med sig? Ange exakt vad de måste ha med sig, tex regnkläder med huva och vattentäta skor eller stövlar. Tipsa gärna också om vad som kan vara bra att ha med sig men som inte är helt nödvändigt, tex kamera och solglasögon.

Nu är det dags att ta fram material som du kan använda för att kunna presentera den färdiga upplevelsen eller paketet. Fundera först på vilket eller vilka språk du ska använda.

Rubrik

Fånga läsarens uppmärksamhet och locka till att läsa vidare. Tänk också på vad dina gäster ska söka på för att hitta dig på nätet. Välj bra sökord om möjligt, tex är det fler som söker efter Glamping in Sweden än Stay in a luxury tent in Skinnskatteberg. Vad du skriver i rubriken är viktigt för att bli hittad i Google.

💡 Våga skapa attraktiva rubriker. Vandringsäventyr för barnfamiljer på höstlovet är mer attraktivt än Vandringspaket, och Ridtur i fjällen med Pinot Noir är mer attraktivt än Ridtur 5 timmar.

Bilder

Välj ut en proffsig huvudbild och flera andra bilder av hög klass där kunden kan få en bild av upplevelsen. Bilderna ska locka rätt målgrupp. Om tex familjer är målgruppen så ska det synas på bilderna. Helst ska minst hälften av bilderna föreställa glada människor.

💡 Börja med att tänka efter vilka bilder du behöver och se sedan se till att skaffa fram de bilderna, istället för att se vilka bilder du redan har. Testa att söka inspiration till bilder på Pinterest.

Upplevelsens höjdpunkter

Ange upplevelsens höjdpunkter i punktform vilka de huvudsakliga anledningarna till varför kunden ska köpa produkten är. Vad är det gästen kommer att få uppleva? Ge konkreta exempel och spela på känslor. Behöver inte vara i kronologisk ordning, skriv det viktigaste först. Och beskriv upplevelserna med kunden i fokus. Tex Lär dig laga gourmetmåltider utomhus över öppen eld är bättre än Utomhusmatlagning över öppen eld. Och Paddla med guide i norra Vätterns skärgård är bättre än Guidad paddeltur i norra Vätterns skärgård. Undvik floskler som unikt, fantastiskt och vackra omgivningar.

Det är viktigt att du verkligen tänker efter och ser till att du får med själva upplevelserna. Det här ska inte vara ett program eller vad som ingår. Exempel:

• Paddla med guide i norra Vätterns skärgård
• Lär dig laga gourmetmåltider utomhus över öppen eld
• Yoga på bryggan i soluppgången
• Träffa likasinnade deltagare från hela världen
• Unna dig en riktig utomhushelg med mycket frisk luft och sköna aktiviteter

💡 Försök att skriva 5 punkter, varken fler eller färre.

💡 Gör wow- testet. Föreställ dig att du är en person ur din målgrupp, läs en punkt och se om du känner wow. Vi ses på parkeringen kl 10 = inte alls wow. Och det är inte en upplevelse. Yoga på bryggan i soluppgången = wow!

Säljande text

Utgå från höjdpunkterna ovan och komponera en text som beskriver upplevelsen.

Program

Nu ska du beskriva programmet i kronologisk ordning. Om du skapar ett flerdagarspaket kan du beskriva hur upplägget ser ut dag för dag. Och om det är en kortare aktivitet kan du bara beskriva hur det kommer att gå till från början till slut.

💡 Utelämna eventuellt vissa delar för att kunna överträffa gästens förväntningar, tex en öl i solnedgången, en intressant person som ni ska träffa eller någon annan överraskning.

Vilken personal behövs?

Det är viktigt att du planerar så att det finns personal och guider tillgängliga under alla avgångar och hela säsongen. Säkerställ att de personerna har rätt kompetens, att de är utbildade och eventuellt certifierade. Du behöver också ha en plan för vad du ska göra om en nyckelperson blir sjuk.

💡Ibland kan det vara bra att bjuda med kollegor eller vänner, så att de kan rycka in om guiden eller någon annan nyckelperson blir sjuk.

Samarbetspartners

För att kunna erbjuda kompletta upplevelser krävs ofta att du samverkar med andra företagare, dvs att du anlitar underleverantörer som tar hand om vissa aktiviteter, boende eller måltider. Ett hotell kanske anlitar en utomhuskock för att kunna erbjuda ett weekendpaket. Ange vilka underleverantörer som är inblandade i den här upplevelsen. Säkerställ att de har kapacitet under hela säsongen. I en överenskommelse kan ni skriva ner vilka priser ni kommit överens om, hur länge håller ni håller platser åt varandra, hur ni stämmer av bokningar, hur betalningar sker och vem som ansvarar för gästen under de olika momenten.

💡En utmaning är att säkerställa att dina underleverantörer och samarbetspartners håller samma kvalitet som dig. Ha en öppen dialog och våga ta upp saker som exempelvis hur du vill välkomna gäster, att du bara vill ha närproducerat kött eller att du helt vill undvika plastförpackningar.

Vilka lagar måste du förhålla dig till?

Som arrangör av aktiviteter måste du bland annat följa Produktsäkerhetslagen, och om du arrangerar resor med övernattning behöver du också ha koll på Paketreselagen. Sedan kan det finnas andra specifika lagar som du behöver känna till och ta reda på hur påverkar de din verksamhet, tex miljöbalken och terrängkörningslagen.

💡Be om råd hos kollegor och länsstyrelsen vilka särskilda tillstånd du behöver för att kunna genomföra den här aktiviteten eller resan.

Behöver du ställa resegaranti?

Om du erbjuder paketresor med förskottsbetalning så behöver du ha koll på Resegarantilagen och du kan behöva ställa resegaranti. Det enklaste är att kontakta Kammarkollegiet för mer information. Behöver du ställa resegaranti för den här upplevelsen? Hur ska du lösa det?

Säkerhet

Det är viktigt att du identifierar vilka risker aktiviteterna innebär och hur du kan minimera dessa. Skriv en enkel Riskanalys och en Krisplan där du beskriver vad som kan hända och hur du ska hantera det. Några andra viktiga punkter som bör tas med är vilken typ av sjukvårdsutbildning guiderna behöver och vilken sjukvårdsutrustning som finns tillgänglig.

Försäkringar

Om du arrangerar aktiviteter och resor behöver du företagsförsäkringar. Generellt gäller att dina gäster själva ansvarar för att de är försäkrade under ditt arrangemang, men om du erbjuder mer riskfyllda aktiviteter kan du behöva informera dina gäster om att de ska kontakta sitt försäkringsbolag för att se om de behöver komplettera sin försäkring. Men som företagare bör du ha en ansvarsförsäkring och en rättsskyddsförsäkring. De försäkringarna skyddar ditt företag om det skulle bedömas att du är skyldig till att en gäst skadat sig och gästens försäkringsbolag kräver ersättning från dig.

Markanvändning

En förutsättning för att arrangera aktiviteter i naturen är att du och dina gäster har rätt att nyttja marken. I många fall gäller Allemansrätten dina deltagare även när det är du som organiserar aktiviteten och tar betalt för det. Men vid återkommande markanvändning bör du kontakta markägaren för att få till ett avtal, antingen muntligt eller skriftligt. Beroende på vad för typ av aktiviteter du planerar kan du också behöva ha koll på vilka andra intressenter som rör sig i samma område, tex lokalbefolkning, jaktlag, samebyar eller sportföreningar.

💡Ta reda på vem som äger marken med hjälp av Lantmäteriets kostnadsfria tjänster på nätet.

1) Hitta fastighetsbeteckning med hjälp av Min Karta.

2) Ta reda på ägaren med hjälp av tjänsten Vem äger fastigheten?

Väder

Kan upplevelsen genomföras i alla väder? Fundera på vad du ska göra om det regnar, blåser hårt eller blir riktigt kallt. Ha en plan för om du ska ställa in eller köra ändå, och om du kan erbjuda någon alternativ upplevelse. Tänk efter vad som verkligen fungerar i praktiken och var tydlig i din kommunikation.

Hur ska deltagarna sköta hygienen?

Hur ska deltagarna sköta hygienen? Här kan du till exempel beskriva om det finns toaletter i naturen och om det finns möjlighet att tvätta händerna och duscha. Det handlar också mycket om att undvika att sprida smitta mellan deltagare.

Hållbarhet. Inget är 100% hållbart. Det handlar om att vara så hållbar som möjligt, en ständig strävan som genomsyrar allt man gör. Och visa det för att inspirera andra.

En förutsättning för att du ska kunna bedriva en verksamhet är att du tar ansvar för sociala, miljömässiga och ekonomiska konsekvenser. Ställ dig de här frågorna för att underlätta att göra upplevelsen mer hållbar.

Vilka positiva effekter kan den här upplevelsen ha på miljön?

Beskriv kort hur du och dina deltagare bidrar till att naturen faktiskt gynnas genom att du arrangerar den här aktiviteten eller resan. Fundera på hur du kan maximera de positiva effekterna. Förklara med exempel och motivera hur du tänker.

Vilka negativa effekter kan den här upplevelsen ha på miljön?

Beskriv kort hur du arbetar för att minimera slitage och påverkan på naturen och klimatet och hur du kan minimera de negativa effekterna..

Vilka positiva effekter kan den här upplevelsen ha för lokalsamhället?

Beskriv kort vilka positiva effekter den här här upplevelsen har för dig, berörd personal, deltagarna och de som bor och verkar i området. Fundera på hur dina grannar, lokalbefolkningen och andra näringar gynnas och är delaktiga.

Vilka negativa effekter kan den här upplevelsen innebära för lokalsamhället?

Beskriv kort hur du arbetar för att minimera den negativa påverkan för lokalbefolkningen.

Marknadsföring

Hur ska upplevelsen marknadsföras? Tex egen hemsida, regionens turismwebb, Facebook eller via någon samarbetspartner?

💡Här finns ett blogginlägg som beskriver hur du kan nå ut med hjälp av att jobba med researrangörer och Online Travel Agencies.

Sälj via återförsäljare

Ett sätt att nå ut till rätt målgrupper på andra marknader är att låta återförsäljare sälja dina aktiviteter och resor. Exempel på återförsäljare är boendeanläggningar, turistbyråer, researrangörer, agenter och onlinemarkadsplatser.

💡 En förutsättning för att kunna sälja via återförsäljare är att du kan erbjuda nettopriser eller provision. Se till att du räknar med den utgiften.

Bokning och betalning

Hur ska bokning och betalning gå till? Bestäm när du ska ta betalt och vilka avbokningsregler som gäller. Fundera också på hur långt innan du kan ta emot bokningar som senast. Och vilken information du behöver från deltagaren vid bokningstillfället? Tex namn, ålder, allergier m.m.

💡Gör bokningen så enkel som möjligt för kunden, helst ska kunden kunna både boka och betala online. För det behöver du ett onlinebokningssystem. Om du gör det enkelt för kunden att boka och betala så säljer du mer. Läs mer om onlinebokning på min blogg och här finns ett blogginlägg med tips på onlinebokningssystem för upplevelser.

Kommunikation med deltagarna inför upplevelsen

När en gäst har bokat din aktivitet eller resa är det bra att göra en eller flera avstämningar innan gästens ankomst. Gör en plan för hur den kommunikationen gå till.

💡 Skicka ett mejl några dagar eller veckor i förväg med praktisk information som tex hur man ska ta sig till mötesplatsen så att deltagaren känner sig ihågkommen och välkommen. Men det kan också vara en packlista eller en spellista på Spotify för att peppa gästen att komma i rätt stämning.

Utvärdering & utveckling

När du genomfört en aktivitet eller resa är det viktigt att ta reda på om gästen är nöjd med sin upplevelse. Du ska alltid sträva efter att utvärdera deltagarnas upplevelser. Det kan göras på plats, via e-post eller med hjälp av en digital enkät. Och sedan är det så klart viktigt att du följer upp utvärderingen för att utveckla verksamheten.

💡Använd ett enkätverktyg som tex Typeform för att ställa frågor till gästen. Berätta för gästen innan de åker hem att du kommer att skicka utvärderingen och att du verkligen ser fram emot att se vad de tyckte.