Digitala kallelser

Region Västmanland erbjuder invånare i Västmanland digitala kallelser och remissbekräftelse dels till digital brevlåda dels till inkorgen på 1177.se

Kallelse till digital brevlåda

Majoriteten av regionens kallelser skickas till digital brevlåda från Cosmic eller motsvarande system. Flödet innebär att vården skickar kallelsen elektroniskt till en förmedlare istället för att själva skriva ut kallelsen, kuvertera och lämna till posten. Förmedlaren skickar sedan kallelsen digitalt till de patienter som har en digital brevlåda aktiverad och skriver ut kallelsen och skickar med A-brev till de som saknar digital brevlåda samt till alla under 18 år.

Kallelser som skickas via e-brev effektiviserar regionens kallelsehanteringen genom att verksamheten slipper hantera utskrift och kuvertering.

Skicka kallelser med e-brev i Cosmic, 57127

Här finns information om de senaste ändringar och uppdateringar på kallelsemallarna.

Ändringar som berör alla

2024-12-13: Generell informationstext om avgifter ersätter exakt belopp. Reservnummerkallelser (mall nr 6, 8 och 10) tas bort eftersom förändringen innebär att kallelsemallarna fungerar på alla patienttyper. Läs nyheten Patientavgifter i Cosmic-kallelser - Region Västmanland

2024-08-30: Justerad informationstext på kallelsen när kontakttypen Kontakt via videolänk Cosmic används. Användaren kan välja om hen vill ansluta via appen Min Hälsa eller via 1177.se.

Ändringar i mallar för specialistvård

2024-05-06: Kallelsemallen för specialistvårdens provtagning blir två mallar

Måndag 6 maj byts provtagningskallelsen, 11Provtagning, ut till två separata kallelsemallar. En som används för drop-in-besök och en som används för bokad tid:

11aDropinProvtagning
11bBokadTidProvtagning

Förändringen görs dels för att det ska gå lättare för er att jobba i mallarna, dvs mallarna blir inte så "tunga", dels för att möta nya behov som kommit in från olika vårdverksamheter. I de nya mallarna finns bland annat justerade texter och val, nya parameterfält, till exempel urinsamling, annat telefonnummer och om-/avbokning.

Den gamla mallen, 11Provtagning, inaktiveras den 6 maj. Om ni har valt denna kallelsemall i planerade vårdåtgärder/väntelista så kommer den att fungera. Ni behöver alltså inte göra om dessa kallelser. Däremot går det endast att välja de nya mallarna från och med 6 maj när nya patienter sätts upp på väntelistan.

De nya mallarna, 11aDropinProvtagning och 11bBokadTidProvtagning, finns att testa i Cosmic Lek och lär.

Visning av kallelsemallar i Cosmic - specialistvård, 69652

Kallelse till 1177

En del verksamheter skickar kallelser via invånarärende i Personalverktyget till patientens inkorg på 1177.se I dagsläget finns inget automatiskt flöde som gör att regionen kan skicka kallelser från journalsystem till 1177. Därför lämpar sig kallelser via invånarärenden än så länge bara för vissa flöden. En fördel är att vården ser om patienten har läst sin kallelse. Det är även möjligt att bygga ärendet så att patienten kan svara på frågor och bekräfta tiden.

Kallelser via Cosmic

Om du behöver support kopplat till kallelser, remissbekräftelser eller bilagor som du skickar med Postens eBrev kan du lägga ett ärende till IT-supporten "Skapa ärende - Kallelser via Postens eBrev"

Exempel på ärenden:

Behov av ny bilaga
Behov av ändringar/borttagande av befintlig bilaga
Vårdtjänsttexter
Utvecklingsbehov

Ärenden gällande kallelser som inte kommit fram
För att det ska gå att felsöka om en kallelse inte kommit fram behöver följande information finnas med när ni gör en felanmälan:

Börja med att titta i Cosmic så att kallelsen faktiskt skickats i väg. Om kallelsesätt är Postens eBrev och det finns ett datum i utskriftsdatumfältet kan du lägga ett ärende till Cosmic-supporten.
Bokningen i Cosmic ska helst finnas kvar för att felsökning ska vara möjlig.
Uppge annars datum och klockslag då kallelsen skrevs ut samt personnummer på aktuell patient/patienter. För att kunna bifoga personnummer måste ärendet skickas via IT-supporten "Skapa ärende - Kallelser via Postens eBrev". Personnummer får aldrig skickas i mejl.

Kallelser via Personalverktyget

Kontakta e-tjänster

Digitala kallelser och remissbekräftelser hanteras i Cosmic. I stället för att vårdpersonalen skriver ut kallelsen på en skrivare på plats skickas försändelsen till en förmedlare.

Vårdpersonal skickar kallelse samt eventuell bilaga digitalt med kallelsesätt ”Postens ebrev” i Cosmic.
Försändelsen går till en förmedlare som tömmer sin inkorg från Region Västmanland vardagar bestämda tider. Vid tömning görs en kontroll mot ett digitalt adressregister för att se om invånaren är ansluten till en digital brevlåda. Adressregistret ägs av Myndigheten för digital förvaltning, DIGG.
Förmedlaren skickar kallelsen digitalt till invånaren som har en digital brevlåda aktiverad. Godkända brevlådeoperatörer är Billo, Kivra, Min myndighetspost.
Förmedlaren skriver ut kallelsen och skickar med A-brev till invånaren som saknar digital brevlåda samt till alla under 18 år.

Standardmallar med automatisk information

Regionen använder standardiserade kallelsemallar. De nya mallarna läser in grundläggande information automatiskt från Cosmic och HSA. Exempel på uppgifter är adress, tid och datum, enhetens namn, telefonnummer och besöksadress. Viss text i kallelsen ändras beroende på vilken kontakttyp som är vald i bokningen.

Mallarna för specialistvård och primärvård bygger på samma grund. På mallarna för primärvården finns ingen information om anmälan i självbetjäningsterminaler och de privata vårdcentralerna har sina egna logotyper.

Möjlighet att lägga till information om aktuellt besök

Specifik information om det aktuella besöket läggs in under rubriken ”Viktigt inför ditt besök” genom att

skriva fritext
välja in en färdig fraser (redigeras i Fraseditorn)
systemförvaltningen har lagt in information på vårdtjänst (går inte att redigera eller ta bort av den som kallar)

Det går att kombinera fritext, fras och information på vårdtjänst.

Instruktion:

Standardkallelser i Cosmic, 57138

Visning av kallelsemallar i Cosmic - specialistvård, 69652

Grundmallen, Standard, används när informationen som hämtas automatiskt från Cosmic och HSA inte behöver justeras. För att kunna använda grundmallen krävs att besöket sker på den vårdande enhet i Cosmic där bokningen finns samt att telefonnummer för av- och ombokning är detsamma som enhetens telefonnummer.

Varianter på grundmallen

Till målsman: om kallelsen ska ställas till vårdnadshavare
Avgiftsfri: om besöket är avgiftsfritt (som går utanför vanlig patienttaxa)
Ingen vårdpersonal: när ingen vårdpersonal ska visas

Anpassningsbar mall används om man behöver justera standardinformation som läses in automatiskt eller för att förtydliga ombokning/avbokning. Det är bara de anpassningsbara mallarna som innehåller parameterfält.

Parameterfält på anpassningsbar:

Till målsman för
Annat telefonnummer för av- och ombokning
Annan telefontid för av- och ombokning
Annan plats för besöket
Avgiftsfritt besök eller annan kostnad
Annat telefonnummer till patient (vid telefontid/telefonbesök)
Visa vårdpersonal [Ja/nej]
Annat klockslag än bokningen
Annan titel
Annan plats för anmälan
Ombokning/avbokning
Ta bort hälsningsfras och länk till kontaktkort

Gör man inte ett val i parameterfältet läses standardtexten in - så man ändrar bara det som man vill justera. Systemförvaltningen kan lägga in färdiga val. Dessa blir synliga för alla. Telefonnummer till personlig anknytning läggs inte in.

Varianter på anpassningsbar mall

Multi: För sambokning eller seriebokning då alla tider ska visas på kallelsen.
Team visa personal: För teambesök då all vårdpersonal ska visas på kallelsen.

Visningsfilm för multikallelsen

Kallelsemall för provtagning

Från och med den 6 maj kommer det finnas två olika kallelsemallar för provtagning.

11aDropinProvtagning
- Vid Drop-in hänvias patienten till sjukhusens provtagningsenhet och/eller sin vårdcentral.
11bBokadTidProvtagning
- Vid bokad tid läses information om vårdande enhet, besöksadress samt telefonnummer och telefontid in automatiskt.

I båda mallarna finns möjlighet att göra olika val. Se exempel nedan:

Elektronisk remiss eller underlag
Typ av prov (blodprov, EKG, blodtryck, längd/vikt, avföringsprov, urinprov, urinsamling, annat)
Tid för provtagning
Medicinuppehåll
Fasta
Plats för provtagning
Annat telefonnummer för frågor
Avgiftsfritt besök eller annan kostnad

Utöver detta finns fritextfält. Information från fritext/fras placeras sist under rubriken Viktigt inför provtagningen

Provtagningskallelsen kan skickas direkt från Planerade vårdåtgärder eller via en bokning i tidbok. Läs mer i instruktion 62739 Skriva ut kallelser från Planerade vårdåtgärder i Cosmic

Väljer man till exempel administrativ kontakt på drop-in visas den inte i kassan.

Om Laboratoriemedicins provtagningsanvisningar till patient behövs bifogas med provtagningskallelsen finns dessa upplagda i Cosmic i mappen Övergripande bilagor, undermapp Laboratoriemedicin.

På kallelsemallarna är adressfältet placerat till höger. Om kallelsen skrivs ut och hanteras manuellt av verksamheten krävs därför högerställda fönsterkuvert.

Regionanslutna vårdgivare beställer kuvert som vanligt via inköp.

Privata vårdgivare behöver säkerställa att kuvertens fönster har korrekta mått, se instruktion Måttangivelser för fönsterkuvert.pdf

Uppdatering av adressfältets placering den 9 maj

Adressfältets placering justeras på kallelsemallarna för att säkerställa att känsliga personuppgifter inte syns. Justeringen är liten och bör inte innebära något problem med de kuvert ni använder.

För att säkerställa att adressfältet syns skriv ut och testa med Testfil kuvert_1StandardRV.pdf

En bilaga till kallelsen används om behov finns av kompletterande information inför besöket som inte ryms på själva kallelsen. För att bilagan ska kunna bifogas med de nya digitala kallelserna i Cosmic behöver filen skapas i ett särskilt program. Detta görs av projektet vid införandet. Om bilagan även ska sparas i Ledningssystemet får verksamheten en pdf-kopia att ladda upp i Ledningssystemet.

Textstrukturen i bilagorna efterliknar strukturen i artiklar på 1177. Bilaga som beskriver hur en undersökning går till kan ha följande struktur:

Varför görs undersökningen (kortfattad information där det är möjligt)
Förberedelser
Så går det till
Så mår du efteråt
När får jag svar

För att administrationen ska vara hanterbar, och för att det ska vara möjligt att överblicka och kvalitetsgranska våra bilagor, ska vi ha så få varianter på bilagor som möjligt. Därför ska verksamheter som har snarlik information standardisera innehållet för att kunna nyttja samma bilaga.

Verksamheten är ansvarig för faktainnehållet. Kommunikatör skapar de nya bilagorna och bearbetar textens struktur, rubriker, innehåll och språk efter våra språkliga riktlinjer.

Digitala formulär via Friståenden formulärtjänst

Om patienten behöver fylla i fomulär inför besöket skickas det via Fristående formulärtjänst. Vårdpersonalen skickar och tar emot formuläret i Fristående formulärtjänst och kan därifrån exportera ifyllt formulär till Kibi om det är journalhandling. Patienten fyller i formuläret via inkorgen på 1177.se

I kallelsen används exempelvis frasen "Före besöket behöver du fylla i ett formulär som finns i din inkorg på 1177.se. Kontakta oss om du inte kan ta del av formuläret."

Verksamheten behöver diskutera arbetsflödet för formulär och säkerställa vem som ska exportera och gallra från Fristående formulärtjänst.

Integrerad formulärtjänsten i Cosmic för övergripande hälsodeklaration

Den integrerade formulärtjänsten i Cosmic innebär att vårdpersonalen skickar formuläret från Cosmic och ifyllt formulär hamnar i Cosmic. Patienten fyller i formuläret via inkorgen på 1177.se

Den övergripande hälsodeklarationen för vuxna finn som formulär i Cosmic.

Undantag för digitala formulär

Verksamheter som enbart kallar barn under 18 år bifogar formuläret som en bilaga i Cosmic och skickar med eBrev.

Om patienten ej är aktiv på 1177.se eller om verksamheten både kallar barn och vuxna hanteras formuläret manuellt.

Remissbekräftelse

Det finns en grundmall och en anpassningsbar mall till patient. På den anpassningsbara mallan kan man i parameterfält justera följande:

Till målsman för
Vad man är uppsatt på väntlista för
Kallelse eller boka tid själv
Väntetid till besök
Fylla i formulär
Övrig information
Annat telefonnummer till mottagningen
Klinikspecifik text

Visning remissbekräftelse.pdf

För remissbekräftelse till remittent finns en grundmall.

Information på 1177.se

På 1177.se finns regional information om att invånare kan få kallelsen till sin digitala brevlåda.

Varje verksamhet, kan i samband med att man startar, publicera information på sitt kontaktkort under rubriken Aktuellt. Textförslag:

"Få din kallelse i en digital brevlåda

Har du en digital brevlåda? Då är det dit du får vissa av dina kallelser från oss. Med en digital brevlåda har du alltid tillgång till din post. Du tar emot den snabbt, säkert och miljövänligt. Läs hur du skaffar en digital brevlåda på digg.se, Myndigheten för digital förvaltning."

Väntrums-tv

Medarbetare med behörighet att administrera väntrums-tv på sin mottagning kan publicera en slide; Digitala kallelser-väntrum.pptx

På Kommunikationsplatsen finns mallar om din verksamhet har behov av att göra egen information.

Affisch

Verksamheter som inte har väntrums-tv kan använda Affisch A3 Digitala kallelser.pdf

På Kommunikationsplatsen finns tryckbar fil för beställning.

Här samlar vi vanliga frågor och svar.

Går det att återkalla en kallelse som är skickad med e-brev?
Nej, när du har skickat till förmedlaren kan du inte ångra det.

Kan jag se om patienten får kallelsen digitalt eller på papper?
Nej, i Cosmic kan du bara se att kallelsen gått iväg med e-brev. När ett datum visas i kolumnen "Utskriftsdatum" har kallelsen gått iväg som e-brev.

Hur lång tid tar det från att kallelsen har skickats i Cosmic till att patienten får kallelsen?
Förmedlaren tömmer sin inkorg tre gånger varje vardag. Om patienten har en digital brevlåda får hen kallelsen samma dag som förmedlaren tömt sin inkorg. Om patienten är analog skickar förmedlaren kallelsen med 1:a klassbrev, postens varannandagsutdelningen styr när kallelsen delas ut.

Exempel analog patient: vården skickar kallelse med e-brev på onsdag. Förmedlaren tömmer sin inkorg på torsdag. Patient som bor i postnummerområde 1 får kallelsen utdelad på fredag, patient som bor i område 2 får kallelsen på tisdag veckan efter.

När ska jag inte skicka med e-brev - vilka undantag finns?
Kallelser till personer med skyddad ID, interner och god man/förvaltare ska skrivas ut och hanteras manuellt. Det kan finnas andra verksamhetsspecifika undantag, till exempel fysiska medskick.

Kallelser - använd högerställda kuvert
Andra brev - använd vänsterställda kuvert

Kan jag välja e-brev om patienten har ett reservnummer?
Ja, men du måste välja kallelsemallen för reservnummer. Förmedlaren skriver ut och kuverterar kallelsen och skickar med vanlig post.

Kan funktionen e-brev användas till andra brev än kallelser?
Nej. E-brev går bara att välja för kallelser och remissbekräftelser.

Påverkar digitala kallelser funktionen reminders?
Nej, sms-påminnelser fungerar som tidigare.

Kan jag skriva ut kallelsen och eventuell bilaga?
Ja, du gör på samma sätt som tidigare. Däremot krävs det en kallelse för att skriva ut en bilaga.

Kan jag förhandsgranska bilagan?
Du kan inte förhandsgranska bilagan när du valt eBrev. För att kontrollera innehållet i bilagan välj "Inget" under kallelsesätt och klicka på "Skriv ut" - då får du upp en förhandsgranskning av kallelsen, skriv ut kallelsen, därefter visas förhandsgranskning av bilagan. Stäng förhandsgranskningen och välj eBrev och skicka.

Kan jag se i efterhand vilken bilaga som bifogats?
Ja, högerklicka på bokningen och välj "skicka kallelsebrev". Då ser du vilken kallelsemall, bilaga samt eventuell fritext som skickats.

Behöver jag göra ett val i alla parameterfält på anpassningsbar kallelse?
Nej, val görs bara i de fält där man vill frångå den information som läses in automatiskt.

Kan jag lägga in egen text på kallelsen?
Ja, du kan skriva fritext. Om verksamheten har lagt in färdiga fraser kan du även välja in dessa. Det går även att lägga information på vårdtjänsten (den går inte att redigera och kommer alltid att visas på kallelsen när någon väljer vårdtjänsten).

Ibland visas inte text som man har lagt in i "Fritext till kallelse" under ”Viktigt inför ditt besök” vid första försöket när man använder kallelsemall nummer 7-10, varför?
Problem uppstår främst om man gör sambokning eller seriebokning och använder kallelse (7-10). Det kan då ta lite längre tid för systemet att känna av om man lagt till en fritext i rutan "Skriv ut kallelse" och kolumnen "Fritext till kallelse". Detta uppstår främst om alla andra uppgifter i "Skriv ut kallelse" är ifyllda och man snabbt endast lägger in "Fritext till kallelse". Systemet hinner då inte uppfatta att text lagts till.

Om man stänger förhandsgranskningen och provar att skriva ut igen så finns informationen med.

För att undvika detta problem skriv fritexten i bokningsunderlaget "Fritext till vald kallelse".

Problemet är anmält till leverantör för åtgärd.

Finns det någon särskild kallelsemall för ombokning?
Det finns två alternativ för att visa på en kallelse att besöket är ombokat:
1. Skicka en kallelse och anger i fritext eller fras att det är en ombokning.
2. Välj den anpassningsbara kallelsen och välj ombokning i ett av parameterfälten, då framgår det i kallelsens rubrik att det är en ombokning.

Om jag valt avgift i bokningsunderlaget följer det med till kallelsen?
Nej, kallelsen har ingen koppling till vilken avgift du väljer i bokningsunderlaget. Avgiften i bokningsunderlaget är endast till självbetjäningsterminalen. Det går inte att välja avgift på kontakttyper där patienten inte anmäler sig i SBT, till exempel hembesök eller telefonbesök.

Avgiften i kallelsen styrs av patientens ålder och patienttaxa.

Vi har bilagorna i ledningssystemet hur blir det nu när de måste finnas i Cosmic för att kunna bifogas med kallelsen?
Originalfilen lagras i Cosmic eftersom filen byggs i ett specialprogram. En pdf-kopia publiceras i ledningssystemet av verksamheten. Vid uppdateringar i innehållet skickar förvaltningen av digitala kallelser en ny pdf-fil till kliniken. Det går inte att ändra bilagan genom ledningssystemet.

Vad gäller kring översättning av kallelse och bilagor till andra språk?Kallelser och bilagor i Cosmic finns bara på svenska. Översatta bilagor hanteras av verksamheten och skickas med vanlig post (dvs ej nyttja e-brev).

Läs mer om översättning på Arbetsplatsen

Hur fördelas kostnaden mellan klinikerna?
Det finns en fördelningsmodell baserat på kallelsevolym som styr kostnaden för varje verksamhet.

Varför kan vi inte skicka kallelsen till inkorgen i 1177 istället för en digital brevlåda?
De tekniska förutsättningarna för detta är inte på plats ännu men det är Region Västmanlands mål att kallelsen ska skickas till inkorgen i 1177.

Hur informerar regionen om införandet?
Pressmedelanden, patientinformation på 1177.se samt verksamheters kontaktkort, information på väntrums-tv eller affisch.

Hjälpte informationen på den här sidan dig? Ja Nej

Tack för att du hjälper oss att bli bättre. Vad tycker du om sidans innehåll?

Hur webbsidan fungerar?

Återkoppling Jag vill ha återkoppling via e-post

Vi använder dina synpunkter i vårt kontinuerliga förbättrings- och utvecklingsarbete med webbplatsen. Vid behov kommer vi ta ytterligare kontakt med dig.

Avbryt