Digitala kallelser

Under våren genomförs en förstudie inom Region Västmanland kring möjligheterna att ersätta dagens manuella och pappersbaserade kallelser med digitala kallelser. I nuläget skickar Regionen årligen ut ca. 270 000 kallelser från Cosmic. Dessutom skickar regionen ut kallelser ifrån ytterligare sex stycken system. Förutom själva kallelsen till besöket innehåller utskicken ofta olika bilagor som exempelvis provtagningsunderlag och hälsodeklarationer. Förstudien inkluderar all primärvård och alla verksamheter inom Västmanlands sjukhus.

Maria Basilier är förstudieledare och berättar om arbetet.
- Målen med förstudien är att genomföra en noggrann nulägesanalys, se vilka vägval som finns, samt att genomföra en omvärldsanalys kring hur andra regioner använder/ tänker kring digitala kallelser. Idag är det endast Region Skåne och Region Västernorrland som arbetar med digitala kallelser men flera av de övriga Regionerna ligger i startgroparna.
-Vi kommer även att ta fram en målbild för digital kommunikation. Regionen använder idag fler olika kanaler för dialog med patienter exempelvis digitalt vårdmöte, självbetjäningsterminaler, och webbtidbok och frågan är hur vårt önskeläge ser ut, enligt Maria.

Vilka utmaningar finns med att införa digitala kallelser?
- Det finns en risk för digitalt utanförskap för tex den äldre generationen, i dagsläget finns det behov av att regionen erbjuder papperskallelser också.
- Det kommer även bli en stor utmaning att hitta en standard för de över 900 kallelserna som finns idag samt hantering av över 1 000 olika bilagor. 
- Att det blir krångligt för vårdpersonalen, det är viktigt att det blir ett användarvänligt arbetssätt. Tidsaspekten är en annan del som är viktig att förstå, det kommer att ta lång tid innan digitala kallelser är på plats fullt ut, enligt Maria. 

Vad är nästa steg?
- Ta fram en plan för införande och göra en nyttoanalys som sedan ska presenteras för projektbeställaren Annette Daneryd, Utvecklingschef på Västmanlands sjukhus avslutar Maria Basilier.

8 st positiva effekter med digitala kallelser:

• Regionen behöver inte lägga tid på att skriva ut och posta kallelser.
• Det kommer att krävas färre dagar för kallelsen att nå patienten.
• Vårdpersonal kommer att veta att patienten mottagit en kallelse.
• Idag ringer vårdpersonalen i vissa fall till patienterna för att säkerställa att de fått informationen. Det kommer inte att behövas med digitala kallelser.
• Patienterna efterfrågar digitala kallelser, exv för att det är smidigt, säkert och miljövänligt. 
• Det blir lättare att om/ avboka. Patienterna kommer i sin kallelse få en digital länk där de kan om/ avboka sitt besök.
• Det kommer att bli lättare att anpassa kallelser utifrån olika målgruppers behov, exempelvis kan man skicka med länkar, bilder eller video digitalt, vilket kan underlätta för personer med funktionsnedsättning. Det blir även lättare att få texten översatt till ett annat språk, idag är många beroende av anhöriga för att förstå en kallelse.
• Digitala kallelser har en positiv miljöpåverkan. Digitala brev är också billigare att skicka än fysiska brev.