Digitalt vårdmöte

Varför finns det en deltagarbegränsning på 15 personer i Pexipmöten?

Regionen har ett begränsat antal licenser för videolösningen och är på grund av det ekonomiska läget tvungen att begränsa antalet deltagare för att inte överskrida samtidiga användare av tjänsten.

Jag har bara en skärm och ska dela innehåll, hur gör jag?

Att dela skärm och samtidigt ha koll på exempelvis chatt och deltagarlistan i ett Pexip-möte kräver två skärmar alternativt flera mötesvärdar.

Om du inte behöver dela systemljud ska du i första hand dela fönster för att inte riskera att deltagare ser dina notifikationer från andra program. Om du delar skärm tänk på att första avsluta program där du har notifikationer påslaget.

En gäst behöver dela skärm/innehåll i ett skyddat vårdmöte, hur gör jag?

I Pexip kan du som värd ändra så att en gäst får status värd och då kan dela skärm/innehåll. Det är inte tillåtet att göra en patient till värd.

IT/teknik

Varför har regionen flera videotjänster för vårdmöten?

Vi har behövt anpassar våra tekniska lösningar för varje typ av möte så att de passar bäst för de olika behoven och kraven. Regionen har tagit hänsyn till flera aspekter vid val av videotjänst, som patientsäkerhet, IT-säkerhet, informationssäkerhet och kostnad. I dagsläget innebär det att vi nyttjar olika videotjänster beroende på mötestyp. 

Vilka är de främsta skillnaderna mellan Pexip och Teams med mötesskydd?

I funktion är den största skillnaden att chatt och deltagares kamera är påslagna i Pexip till skillnad mot i Teams och att det finns en deltagarbegränsning i Pexip. En annan skillnad är att Pexip är en installerad videotjänst som ägs och underhålls av Region Västmanland medan Teams är en molntjänst. 

Varför kan jag inte använda anslutningslänken i mötesbokningen för att starta ett skyddat vårdmöte?

För att säkerställa att du får värd-rättigheter i mötet ska du använda startknappen "Starta möte" från menyn i Outlook.

Pexip-möten: Du måste du använda startknappen – annars kommer du in i mötet som gäst och hamnar i lobbyn.

Teams-möten: Här fungerar både startknappen, anslutningslänken eller högerklicka och anslut från kalendervyn – alla med regionkonto blir presentatörer oavsett hur du ansluter. 

Hur ser jag vilken videotjänst som används om jag har flera olika typer av skyddade vårdmöten i min Outlookkalender?

Vilken videotjänst som används står i mötets platsinformation som du ser från kalendern. På korta möten syns inte platsinformationen från kalendern – då behöver du klicka på mötet för att öppna mötesbokningen. 

Kan jag ringa in en deltagare under ett pågående skyddat möte?

Du kan bara ringa in en deltagare i ett internt skyddat möte och då endast regionanställda. 

Säkerhet och integritet

Teams har tidigare inte varit godkänt att använda i möten med eller om patient, är det säkert att använda nu?  

Teams är en amerikansk molntjänst. Enligt GDPR är överföringar av personuppgifter till länder utanför EU/EES som huvudregel förbjudna. För att använda utländska leverantörer av molntjänster behöver leverantören följa dataskyddsskyldigheter enligt ramverket EU-US Data Privacy Framework, som togs fram i juli 2023.

För närvarande omfattas Microsoft Teams av detta ramverk, vilket innebär att det är tillåtet att använda tjänsten om lämpliga skyddsåtgärder vidtas. Region Västmanland har ett avtal med Microsoft som förbinder dem att inte använda vår data.

Får jag delta om extern part bjuder in till ett videomöte i Teams eller Skype?

Ja, det är mötesorganisatören som bjuder in till mötet som ansvarar för den tekniska lösningen. Du själv är bara ansvarig för den information du delar under mötet. För Skype-möte ansluter du via webbläsaren. 

Varför måste informationsmöten med patient i Teams vara anonyma (att patients kamera är avslagen och visningsnamnet är dolt)?

Deltagaren är anonym för att minimera att vi röjer personuppgifter och delar metadata. Det är en skyddsåtgärd för att kunna använda Teams.

Om en patient också är regionanställd – vad innebär det för exempelvis rättigheter i mötet?

Regionanställda som också är patienter har bara tillgång till anslutningslänken via 1177 och får därmed bara gästrättigheter.

Hur legitimerar sig patienten?

I ett digitalt vårdmöte som är bokat i Cosmic legitimerar sig patienten med e-legitimation i appen Min Hälsa.

I ett digitalt vårdmöte som är bokat i Outlook legitimerar sig patienten genom att logga in på 1177.se för att ta del av anslutningslänken. I dagsläget legitimerar sig inte patienten på nytt när hen ansluter.  

Arbetssätt

Hur ska vi veta vem som deltar på ett Teamsmöte med patient? 

Eftersom kameran är avslagen och patienten själv väljer om hen skriver sitt riktiga namn som visningsnamn så vet du inte vilka inbjudna patienter som deltar på mötet. Teamsmöten med patient ska bara användas för information/föreläsning/utbildning där innehållet är generellt och av allmän karaktär. Mötena ska betraktas som anonyma möten och det är endast möjligt att journalföra att patient fått erbjudande om föreläsningen/utbildningen.

Utbildning

Finns det någon utbildning i de olika videotjänsterna?  

Eftersom funktioner och utseenden ofta justeras i och med versionsuppdateringar finns ingen e-utbildning eller skriven manual mer än instruktion Instruktion Digitalt vårdmöte i Cosmic, 66283 och Digitalt vårdmöte som bokas via Skyddat vårdmöte i Outlook, 69445. Behöver du mer stöd eller har frågor kontakta IT-supporten.

Statistik

Hur kan man få fram statistik om användningen av digitala vårdmöten?

Det finns en DUVA-rapport.

Tekniska förutsättningar

Behandlare behöver ha kamera, headset eller mikrofonpuck samt extraskärm.
Beställ via ITs eKatalog:

• Headset eller Mikrofonpuck
• Kamera
• Skärm. Det är en fördel att ha två skärmar kopplade till datorn. Då kan du titta på patientens journal samtidigt som du deltar i videbesöket.

Använd nätverkskabel för att internetansluta din dator, istället för trådlöst nätverk. Det ger stabilare och snabbare uppkoppling.

Övningsmöten

Det är bra att hålla övningsmöten med kollegor innan första riktiga videomötet med patient.

• Tänk på vad som visas bild: bakgrunden, ljussättning och liknande.
• Placera kameran så den kommer i ögonhöjd. Det gör det lättare att få ögonkontakt med patienten. 
• Gå igenom så du vet hur tekniken fungerar för patienten. 

Reservrutin

Förr eller senare kommer sannolikt teknikstrul inträffa. Ha en reservrutin och nämn gärna i början av videomötet vad som händer vid eventuella tekniska problem. 

1. Ring upp patienten på vanlig telefon och slutför mötet om det inte går att genomföra som videomöte.
2. Vid behov av support, kontakta IT-supporten eller Cosmic Support, på telefon (021-1)73500.