Vårdgivare och samarbetspartners
För vårdgivare och samarbetspartners
Till innehåll
Vårdgivare och samarbetspartners
För vårdgivare och samarbetspartners

Digitala kallelser

Region Västmanland erbjuder invånare i Västmanland digitala kallelser samt remissbekräftelse via digital brevlåda. Införandet sker stegvis under 2022.

Syftet är att ge patienterna möjlighet att få sina kallelser digitalt och öka tydligheten och pedagogiken i kallelser och bilagor för att säkerställa välförberedda patienter. 

Syftet är även att effektivisera kallelsehanteringen genom att verksamheterna slipper hantera utskrift och kuvertering.

 

Så fungerar det

Video som kräver cookies

Digitala kallelser och remissbekräftelser hanteras i Cosmic. I stället för att vårdpersonalen skriver ut kallelsen på en skrivare på plats skickar man försändelsen till en förmedlare. 

Processkarta som beskriver hur digitala kallelser fungerar.

  1. Vårdpersonal skickar kallelse samt eventuell bilaga och formulär digitalt med ”Postens ebrev” i Cosmic.
  2. Försändelsen går till en förmedlare som tömmer sin inkorg från Region Västmanland vardagar klockan 7.50. Då görs en kontroll mot ett digitalt adressregister för att se om invånaren är ansluten till en digital brevlåda. Adressregistret ägs av Myndigheten för digital förvaltning, DIGG. 
  3. Förmedlaren skickar kallelsen digitalt till de patienter som har en digital brevlåda aktiverad. Godkända brevlådeoperatörer är Digimail, eBoks, Kivra, Min myndighetspost.
  4. Förmedlaren skriver ut kallelsen och skickar med A-brev till invånaren som saknar digital brevlåda samt till alla under 18 år. 

Kallelsemallar

Regionen använder standardiserade kallelsemallar. De nya mallarna läser in grundläggande information automatiskt från Cosmic och HSA. Exempel på uppgifter är adress, tid och datum, enhetens namn, telefonnummer, besöksadress och besökskostnad.

Viss text i kallelsen ändras beroende på vilken kontakttyp som är vald i bokningen.

Mallarna för specialistvård och primärvård bygger på samma grund. På mallarna för primärvården finns ingen information om anmälan i självbetjäningsterminaler och de privata vårdcentralerna har sina egna logotyper.

Instruktion för kallelsemallar och information styrd på kontakttyp

Anpassad information under rubriken Viktigt inför ditt besök

Verksamheten kan sedan lägga till specifik information i kallelsen som visas under rubriken ”Viktigt inför ditt besök” genom att

  • skriva fritext
  • välja in en färdig fraser (redigeras i Fraseditorn)
  • systemförvaltningen har lagt in information på vårdtjänst (går inte att redigera eller ta bort av den som kallar)

Det går att kombinera fritext, fras och information på vårdtjänst. 

Bilagor

En bilaga till kallelsen används om behov finns av kompletterande information inför besöket som inte ryms på själva kallelsen. För att bilagan ska kunna bifogas med de nya digitala kallelserna i Cosmic behöver filen skapas i ett särskilt program. Detta görs av projektet vid införandet. Om bilagan även ska sparas i Ledningssystemet får verksamheten en pdf-kopia att ladda upp i Ledningssystemet.

Textstrukturen i bilagorna efterliknar strukturen i artiklar på 1177. Bilaga som beskriver hur en undersökning går till kan ha följande struktur:

  • Varför görs undersökningen (kortfattad information där det är möjligt) 
  • Förberedelser
  • Så går det till
  • Så mår du efteråt
  • När får jag svar

För att administrationen ska vara hanterbar, och för att det ska vara möjligt att överblicka och kvalitetsgranska våra bilagor, ska vi ha så få varianter på bilagor som möjligt. Därför ska verksamheter som har snarlik information standardisera innehållet för att kunna nyttja samma bilaga.

Verksamheten är ansvarig för faktainnehållet. Kommunikatör i projektet skapar de nya bilagorna och bearbetar textens struktur, rubriker, innehåll och språk efter våra språkliga riktlinjer.

Formulär

Digitala formulär via Friståenden formulärtjänst

Om patienten behöver fylla i fomulär inför besöket skickas det i första hand via Fristående formulärtjänst. I kallelsen används exempelvis frasen "Före besöket behöver du fylla i ett formulär som finns i din inkorg på 1177.se. Kontakta oss om du inte kan ta del av formuläret." Patientens svar hamnar i Fristående formulärtjänst och kan exporteras till Kibi om det är journalhandling. Verksamheten behöver diskutera arbetsflödet för formulär och säkerställa vem som ska exportera och gallra från Fristående formulärtjänst. 

I början av hösten kommer den övergripande hälsodeklarationen för vuxen på test att skickas från integrerat formulär i Cosmic.  

Undantag för digitala formulär

Verksamheter som enbart kallar barn under 18 år bifogar formuläret som en bilaga i Cosmic och skickar med eBrev. 

Om patienten ej är aktiv på 1177.se eller om verksamheten både kallar barn och vuxna hanteras formuläret manuellt. 

Remissbekräftelse till patient

Video som kräver cookies

Det finns en grundmall och en anpassningsbar mall.

På den anpassningsbara mallan kan man i parameterfält justera följande:

  • Till målsman för
  • Klinikspecifik text
  • Vad man är uppsatt på väntlista för
  • Väntetid till besök 

Remissbekraftelse till patient.pdf

Frågor och svar om digitala kallelser

Här samlar vi vanliga frågor och svar.

Vilka verksamheter skickar till digitala brevlådor?

  • Barn- och ungdomskliniken
  • Habiliteringscentrum
  • Hudkliniken
  • Hälsocenter
  • Hörselenheten
  • Infektionskliniken
  • Kirurgkliniken
  • Kvinnokliniken
  • Mammografin
  • Ortopedkliniken
  • Palliativa kliniken
  • Reumatologkliniken
  • Smärtrehab
  • Ungdomsmottagningen
  • Urologkliniken
  • Vuxenpsykiatrin
  • Ögonkliniken

Vårdcentraler

  • Achima Care Köpings Vårdcentral
  • Byjorden Familjeläkarenhet
  • Bäckby vårdcentral
  • Capio vårdcentral Västerås
  • Capio vårdcentral Vallby
  • Citypraktiken
  • Grindberga familjeläkarenhet
  • Hallstahammar-Kolbäck vårdcentral
  • Hemdal vårdcentral
  • Herrgärdet vårdcentral
  • Kolsva vårdcentral
  • Kungsörs vårdcentral
  • Läkargruppen
  • Oxbacken-Skultuna vårdcentral
  • Prima familjeläkarmottagning
  • Råby vårdcentral och asylhälsa
  • Sala Väsby vårdcentral
  • Servicehälsan Västerås
  • Tegnér vårdcentral
  • Ullvi-Tuna vårdcentral
  • Åbågens vårdcentral
  • Önsta-Gryta vårdcentral

Fler mottagningar och vårdcentraler ansluter sig allt eftersom.

Förvaltning och kontakt

Under projektet kommer en förvaltningsorganisation tas fram.

Support

Verksamheter som har infört digitala kallelser hänvisas till Cosmic-supporten.

Frågor om projektet:

Projektägare: Jonas Ekström

Projektledare: Erika Lokatt

Projektkoordinator: Ulrike Deppert och Kristina Gehrisch 

Godkänn vårt användande av kakor (cookies)

Region Västmanland använder cookies och andra liknande tekniker på våra webbplatser. Du kan själv kontrollera vilka cookies som får placeras i din webbläsare och du kan ändra dina inställningar när som helst via länk i sidfoten. Läs mer om vad regionen använder kakor till och gör sen dina val.

Inställningar för cookies

Här kan du välja vilka kategorier av cookies som ska vara aktiverade.

Denna kategori består av cookies som behövs för att webbplatsen ska fungera korrekt.

Denna kategori består av cookies som ger oss statistik och anonymiserad data som visar hur våra webbplatser används och gör det möjligt för oss att rätta till fel och förbättra webbplatserna.

Denna kategori består av cookies från tredjepartstjänster som bland annat möjliggör uppspelning av video och länkning till våra sidor och flöden i sociala medier.