Vårdgivare och samarbetspartners-logotyp (till startsidan)
För vårdgivare och samarbetspartners

Digitala kallelser

Region Västmanland erbjuder invånare i Västmanland digitala kallelser samt remissbekräftelse via digital brevlåda.

Syftet är att ge patienterna möjlighet att få sina kallelser digitalt och öka tydligheten och pedagogiken i kallelser och bilagor för att säkerställa väl förberedda patienter. 

Syftet är även att effektivisera kallelsehanteringen genom att verksamheterna slipper hantera utskrift och kuvertering.

 

IT-support digitala kallelser

Om du behöver support kopplat till kallelser, remissbekräftelser eller bilagor som du skickar med Postens eBrev kan du lägga ett ärende till IT-supporten "Skapa ärende - Kallelser via Postens eBrev"

Exempel på ärenden:

  • Behov av ny bilaga
  • Behov av ändringar/borttagande av befintlig bilaga
  • Vårdtjänsttexter
  • Utvecklingsbehov


Ärenden gällande kallelser som inte kommit fram
För att det ska gå att felsöka om en kallelse inte kommit fram behöver följande information finnas med när ni gör en felanmälan:

  • Börja med att titta i Cosmic så att kallelsen faktiskt skickats i väg. Om kallelsesätt är Postens eBrev och det finns ett datum i utskriftsdatumfältet kan du lägga ett ärende till Cosmic-supporten.
  • Bokningen i Cosmic ska helst finnas kvar för att felsökning ska vara möjlig.
  • Uppge annars datum och klockslag då kallelsen skrevs ut samt personnummer på aktuell patient/patienter. För att kunna bifoga personnummer måste ärendet skickas via IT-supporten "Skapa ärende - Kallelser via Postens eBrev". Personnummer får aldrig skickas i mejl.

 

Så fungerar det

Digitala kallelser och remissbekräftelser hanteras i Cosmic. I stället för att vårdpersonalen skriver ut kallelsen på en skrivare på plats skickas försändelsen till en förmedlare. 

  1. Vårdpersonal skickar kallelse samt eventuell bilaga digitalt med kallelsesätt ”Postens ebrev” i Cosmic.
  2. Försändelsen går till en förmedlare som tömmer sin inkorg från Region Västmanland vardagar bestämda tider*. Vid tömning görs en kontroll mot ett digitalt adressregister för att se om invånaren är ansluten till en digital brevlåda. Adressregistret ägs av Myndigheten för digital förvaltning, DIGG. 
  3. Förmedlaren skickar kallelsen digitalt till de patienter som har en digital brevlåda aktiverad. Godkända brevlådeoperatörer är Billo, Kivra, Min myndighetspost.
  4. Förmedlaren skriver ut kallelsen och skickar med A-brev till invånaren som saknar digital brevlåda samt till alla under 18 år. 

*När "tömmer" förmedlaren inkorgen?

Förmedlaren hanterar kallelserna tre gånger varje vardag men gör skillnad på analog och digital tömning. 

  • kl 8.15 analogt och digitalt
  • Kl 12.00 endast digitalt
  • ca kl 17-18 endast digitalt

Analog tömning = Kallelserna skrivs ut, kuverteras och skickas med A-post till patienter som ej har digital brevlåda. 

Digital tömning = Kallelser skickas till patienter som har digital brevlåda.

Kallelsemallar

Regionen använder standardiserade kallelsemallar. De nya mallarna läser in grundläggande information automatiskt från Cosmic och HSA. Exempel på uppgifter är adress, tid och datum, enhetens namn, telefonnummer, besöksadress och besökskostnad.

Viss text i kallelsen ändras beroende på vilken kontakttyp som är vald i bokningen.

Mallarna för specialistvård och primärvård bygger på samma grund. På mallarna för primärvården finns ingen information om anmälan i självbetjäningsterminaler och de privata vårdcentralerna har sina egna logotyper.

Instruktion för kallelsemallar och information styrd på kontakttyp

Anpassad information under rubriken Viktigt inför ditt besök

Verksamheten kan sedan lägga till specifik information i kallelsen som visas under rubriken ”Viktigt inför ditt besök” genom att

  • skriva fritext
  • välja in en färdig fraser (redigeras i Fraseditorn)
  • systemförvaltningen har lagt in information på vårdtjänst (går inte att redigera eller ta bort av den som kallar)

Det går att kombinera fritext, fras och information på vårdtjänst. 

Bilagor

En bilaga till kallelsen används om behov finns av kompletterande information inför besöket som inte ryms på själva kallelsen. För att bilagan ska kunna bifogas med de nya digitala kallelserna i Cosmic behöver filen skapas i ett särskilt program. Detta görs av projektet vid införandet. Om bilagan även ska sparas i Ledningssystemet får verksamheten en pdf-kopia att ladda upp i Ledningssystemet.

Textstrukturen i bilagorna efterliknar strukturen i artiklar på 1177. Bilaga som beskriver hur en undersökning går till kan ha följande struktur:

  • Varför görs undersökningen (kortfattad information där det är möjligt) 
  • Förberedelser
  • Så går det till
  • Så mår du efteråt
  • När får jag svar

För att administrationen ska vara hanterbar, och för att det ska vara möjligt att överblicka och kvalitetsgranska våra bilagor, ska vi ha så få varianter på bilagor som möjligt. Därför ska verksamheter som har snarlik information standardisera innehållet för att kunna nyttja samma bilaga.

Verksamheten är ansvarig för faktainnehållet. Kommunikatör skapar de nya bilagorna och bearbetar textens struktur, rubriker, innehåll och språk efter våra språkliga riktlinjer.

Formulär

Digitala formulär via Friståenden formulärtjänst

Om patienten behöver fylla i fomulär inför besöket skickas det via Fristående formulärtjänst. Vårdpersonalen skickar och tar emot formuläret i Fristående formulärtjänst och kan därifrån exportera ifyllt formulär till Kibi om det är journalhandling. Patienten fyller i formuläret via inkorgen på 1177.se

I kallelsen används exempelvis frasen "Före besöket behöver du fylla i ett formulär som finns i din inkorg på 1177.se. Kontakta oss om du inte kan ta del av formuläret."

Verksamheten behöver diskutera arbetsflödet för formulär och säkerställa vem som ska exportera och gallra från Fristående formulärtjänst. 

Integrerad formulärtjänsten i Cosmic för övergripande hälsodeklaration

Den integrerade formulärtjänsten i Cosmic innebär att vårdpersonalen skickar formuläret från Cosmic och ifyllt formulär hamnar i Cosmic. Patienten fyller i formuläret via inkorgen på 1177.se

Den övergripande hälsodeklarationen för vuxna finn som formulär i Cosmic. 

Undantag för digitala formulär

Verksamheter som enbart kallar barn under 18 år bifogar formuläret som en bilaga i Cosmic och skickar med eBrev. 

Om patienten ej är aktiv på 1177.se eller om verksamheten både kallar barn och vuxna hanteras formuläret manuellt. 

Remissbekräftelse

Remissbekräftelse

Det finns en grundmall och en anpassningsbar mall till patient. På den anpassningsbara mallan kan man i parameterfält justera följande:

  • Till målsman för
  • Vad man är uppsatt på väntlista för
  • Kallelse eller boka tid själv
  • Väntetid till besök 
  • Fylla i formulär
  • Övrig information
  • Annat telefonnummer till mottagningen
  • Klinikspecifik text

Visning remissbekräftelse.pdf

För remissbekräftelse till remittent finns en grundmall.

 

Informationsmaterial

Information på 1177.se

1177.se finns regional information om att invånare kan få kallelsen till sin digitala brevlåda. 

Varje verksamhet, kan i samband med att man startar, publicera information på sitt kontaktkort under rubriken Aktuellt. Textförslag:

"Få din kallelse i en digital brevlåda

Har du en digital brevlåda? Då är det dit du får vissa av dina kallelser från oss. Med en digital brevlåda har du alltid tillgång till din post. Du tar emot den snabbt, säkert och miljövänligt. Läs hur du skaffar en digital brevlåda på digg.se, Myndigheten för digital förvaltning."

Väntrums-tv

Medarbetare med behörighet att administrera väntrums-tv på sin mottagning kan publicera en slide; Digitala kallelser-väntrum.pptx

På Kommunikationsplatsen finns mallar om din verksamhet har behov av att göra egen information.

Affisch

Verksamheter som inte har väntrums-tv kan använda Affisch A3 Digitala kallelser.pdf

På Kommunikationsplatsen finns tryckbar fil för beställning. 

Frågor och svar om digitala kallelser

Här samlar vi vanliga frågor och svar.

Förvaltning och kontakt

Support

Verksamheter som har infört digitala kallelser hänvisas till Cosmic-supporten.

Frågor om projektet:

Projektägare: Jonas Ekström

Godkänn vårt användande av kakor (cookies)

Region Västmanland använder cookies och andra liknande tekniker på våra webbplatser. Du kan själv kontrollera vilka cookies som får placeras i din webbläsare och du kan ändra dina inställningar när som helst via länk i sidfoten. Läs mer om vad regionen använder kakor till och gör sen dina val.

In English

Inställningar för cookies

Här kan du välja vilka kategorier av cookies som ska vara aktiverade.

Denna kategori består av cookies som behövs för att webbplatsen ska fungera korrekt.

Denna kategori består av cookies som ger oss statistik och anonymiserad data som visar hur våra webbplatser används och gör det möjligt för oss att rätta till fel och förbättra webbplatserna.

Denna kategori består av cookies från tredjepartstjänster som bland annat möjliggör uppspelning av video och länkning till våra sidor och flöden i sociala medier.

In English