Digitalt vårdmöte
Region Västmanland använder olika videotjänster beroende på typ av vårdmöte. I första hand används digitalt vårdmöte i Cosmic, i andra hand används Skyddat vårdmöte via Outlook.
För vårdpersonalen skiljer sig tillvägagångssättet åt för att boka mötet.
Jag kan inte höra patient/gäst:
- Kontrollera att du har gett din webbläsare åtkomst till mikrofonen.
- Kontrollera att dina hörlurar fungerar som de ska.
- Kontrollera att patients mikrofon är påslagen.
- Be patient byta mikrofon under inställningar.
Patient/gäst kan inte höra mig:
- Kontrollera att du har gett din webbläsare åtkomst till mikrofonen.
- Kontrollera att din mikrofon är på och fungerar korrekt.
- Byt mikrofon under inställningar.
Mina hörlurar fungerar inte:
För trådlösa hörlurar: Dra ut och sätt i bluetooth-adapter (USB-dongeln) som hör ihop med hörlurarna i datorn igen. Se till att hörlurarna är korrekt kopplade till datorn.
För trådbundna hörlurar: Kontrollera att hörlurarna är korrekt inkopplade i datorns hörlursuttag. Testa hörlurarna med en annan enhet för att säkerställa att de fungerar.
Om du testat att koppla ur hörlurarna alternativt dra ur i bluetooth-adaptern och dina hörlurar fortfarande inte fungerar: testa att använda ljudet i datorns högtalare istället.
Digitalt vårdmöte i Cosmic är regionens förstahandsval för videosamtal med enskild patient. Videotjänsten som används är Pexip.
Patient kan ansluta till på två sätt, via 1177.se eller i appen Min Hälsa. Vårdnadshavare som är ombud för barn under 13 år kan enbart ansluta till det digitala vårdmötet via webbsidan 1177.se.
Instruktion Digitalt vårmöte i Cosmic, 66283
Förutsättningar för vården
- Kamera, hörlurar med mikrofon (för bästa ljudkvalitet).
- Att kontakttypen ”Kontakt via videolänk Cosmic” används.
- Att bokningen sker på en tid (vårdtjänst) som visas på 1177.se under Bokade tider
Anmäl att verksamheten vill börja erbjuda digitala vårdmöten till förvaltningen för Elektronisk journal via IT-supporten på telefon 021-17 35 00, alternativt skapa ett ärende.
Skyddat vårdmöte ska användas för videosamtal där känslig vårdinformation delas eller diskuteras – med eller om patient. Skyddat vårdmöte bokas via Outlook och videotjänsterna som används är Pexip eller Microsoft Teams beroende på mötestyp.
Patient/närstående ansluter via meddelande i 1177 inkorgen.
Digitalt vårdmöte som bokas via Skyddat vårdmöte i Outlook, 69445
Förutsättningar
- Kamera, hörlurar med mikrofon (för bästa ljudkvalitet).
- Medarbetare rekommenderas att använda regionens standardwebbläsare Edge. För Pexip-möten är det begränsat stöd för Google Chrome.
IT/teknik
Varför har regionen flera videotjänster för vårdmöten?
Vi har behövt anpassar våra tekniska lösningar för varje typ av möte så att de passar bäst för de olika behoven och kraven. Regionen har tagit hänsyn till flera aspekter vid val av videotjänst, som patientsäkerhet, IT-säkerhet, informationssäkerhet och kostnad. I dagsläget innebär det att vi nyttjar olika videotjänster beroende på mötestyp.
Vilka är de främsta skillnaderna mellan Pexip och Teams med mötesskydd?
I funktion är den största skillnaden att chatt och deltagares kamera är påslagna i Pexip till skillnad mot i Teams och att det finns en deltagarbegränsning i Pexip. En annan skillnad är att Pexip är en installerad videotjänst som ägs och underhålls av Region Västmanland medan Teams är en molntjänst.
Varför finns det en deltagarbegränsning på 15 personer i Pexipmöten?
Regionen har ett begränsat antal licenser för videolösningen och är på grund av det ekonomiska läget tvungen att begränsa antalet deltagare för att inte överskrida samtidiga användare av tjänsten.
Varför kan jag inte använda anslutningslänken i mötesbokningen för att starta ett skyddat vårdmöte?
För att säkerställa att du får värd-rättigheter i mötet ska du använda startknappen "Starta möte" från menyn i Outlook.
Pexip-möten: Du måste du använda startknappen – annars kommer du in i mötet som gäst och hamnar i lobbyn.
Teams-möten: Här fungerar både startknappen, anslutningslänken eller högerklicka och anslut från kalendervyn – alla med regionkonto blir presentatörer oavsett hur du ansluter.
Hur ser jag vilken videotjänst som används om jag har flera olika typer av skyddade vårdmöten i min Outlookkalender?
Vilken videotjänst som används står i mötets platsinformation som du ser från kalendern. På korta möten syns inte platsinformationen från kalendern – då behöver du klicka på mötet för att öppna mötesbokningen.
Kan jag ringa in en deltagare under ett pågående skyddat möte?
Du kan bara ringa in en deltagare i ett internt skyddat möte och då endast regionanställda.
Säkerhet och integritet
Teams har tidigare inte varit godkänt att använda i möten med eller om patient, är det säkert att använda nu?
Teams är en amerikansk molntjänst. Enligt GDPR är överföringar av personuppgifter till länder utanför EU/EES som huvudregel förbjudna. För att använda utländska leverantörer av molntjänster behöver leverantören följa dataskyddsskyldigheter enligt ramverket EU-US Data Privacy Framework, som togs fram i juli 2023.
För närvarande omfattas Microsoft Teams av detta ramverk, vilket innebär att det är tillåtet att använda tjänsten om lämpliga skyddsåtgärder vidtas. Region Västmanland har ett avtal med Microsoft som förbinder dem att inte använda vår data.
Får jag delta om extern part bjuder in till ett videomöte i Teams eller Skype?
Ja, det är mötesorganisatören som bjuder in till mötet som ansvarar för den tekniska lösningen. Du själv är bara ansvarig för den information du delar under mötet. För Skype-möte ansluter du via webbläsaren.
Varför måste informationsmöten med patient i Teams vara anonyma (att patients kamera är avslagen och visningsnamnet är dolt)?
Deltagaren är anonym för att minimera att vi röjer personuppgifter och delar metadata. Det är en skyddsåtgärd för att kunna använda Teams.
Om en patient också är regionanställd – vad innebär det för exempelvis rättigheter i mötet?
Regionanställda som deltar på ett vårdmöte i egenskap av patient/närstående ska ansluta privat – det är ej tillåtet att använda sitt regionkonto för privat ändamål.
Hur legitimerar sig patienten?
I ett digitalt vårdmöte som är bokat i Cosmic legitimerar sig patienten med e-legitimation i appen Min Hälsa.
I ett digitalt vårdmöte som är bokat i Outlook legitimerar sig patienten genom att logga in på 1177.se för att ta del av anslutningslänken. I dagsläget legitimerar sig inte patienten på nytt när hen ansluter.
Arbetssätt
Hur ska vi veta vem som deltar på ett Teamsmöte med patient?
Eftersom kameran är avslagen och patienten själv väljer om hen skriver sitt riktiga namn som visningsnamn så vet du inte vilka inbjudna patienter som deltar på mötet. Teamsmöten med patient ska bara användas för information/föreläsning/utbildning där innehållet är generellt och av allmän karaktär. Mötena ska betraktas som anonyma möten och det är endast möjligt att journalföra att patient fått erbjudande om föreläsningen/utbildningen.
Jag har bara en skärm och ska dela innehåll, hur gör jag?
Att dela skärm och samtidigt ha koll på exempelvis chatt och deltagarlistan i ett Pexip-möte kräver två skärmar alternativt flera mötesvärdar.
Om du inte behöver dela systemljud ska du i första hand dela fönster för att inte riskera att deltagare ser dina notifikationer från andra program. Om du delar skärm tänk på att första avsluta program där du har notifikationer påslaget.
En gäst behöver dela skärm/innehåll i ett skyddat vårdmöte, hur gör jag?
I Pexip kan du som värd ändra så att en gäst får status värd och då kan dela skärm/innehåll. Det är inte tillåtet att göra en patient till värd.
Utbildning
Finns det någon utbildning i de olika videotjänsterna?
Eftersom funktioner och utseenden ofta justeras i och med versionsuppdateringar finns ingen e-utbildning eller skriven manual mer än instruktion Instruktion Digitalt vårdmöte i Cosmic, 66283 och Digitalt vårdmöte som bokas via Skyddat vårdmöte i Outlook, 69445. Behöver du mer stöd eller har frågor kontakta IT-supporten.
Statistik
Hur kan man få fram statistik om användningen av digitala vårdmöten?
Det finns en DUVA-rapport.
Digitalt vårdmöte i Cosmic
Inget särskilt krävs för privata vårdgivare.
Skyddat vårdmöte i Outlook
Privata vårdgivare som har behov av att boka Skyddat vårdmöte i Outlook behöver beställa ett konto för office.365. Det innebär att man också får en e-post för regionanställda (regionvastmanland.se-adress).
När du har fått din regionvastmanland.se-adress behöver du lägga till brevlådan i Outlook eftersom du måste bevaka den.
Den regionala mejladressen blir primär. Det innebär att all information som skickas från olika system inom Regionen skickas till din regionala mejladress. Du kan vidarebefordra e-post från din regionadress till din privata vårdgivaradress.
I och med den regionala adressen får du tillgång till Office 365, och du kan använda och samarbeta i bland annat Teams, SharePoint och Skype.
Att införa digitalt vårdmöte handlar dels om ny teknik dels om förändrade rutiner och arbetssätt. Innan verksamheten inför digitalt vårdmöte är det viktigt att diskutera
- behov, syfte och mål
- vilka vårdmöten som ska erbjudas digitalt
- hur vårdflödet ser ut
- vilka rutiner som behöver ändras eller om nya behöver tas fram.
För stöd att komma igång och diskutera verksamhetsrutiner, kontakta Susanne Fronda Planerings- och utvecklingsstaben, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen.
Vilka vårdmöten ska erbjudas digitalt?
Verksamheten bestämmer själv vilka besök som är lämpliga att erbjuda digitalt. Exempel på vårdmöten där digitala alternativ passar extra bra:
- Bedömningar där patientens ansiktsuttryck är av värde: till exempel psykosocial ohälsa och vissa återbesök.
- Hudinfektioner med luftburen spridningsrisk som exempelvis vattkoppor.
- Bedömning av hud: sår, operationssår, eksem, hudutslag med mera.
- Återbesök som försvåras på grund av resvägar så som rehabiliteringsuppföljning.
- Besök där patienten har svårt att ta sig till mottagningen. Det digitala mötet kan eventuellt kompletteras med hembesök av till exempel sjuksköterska.
- Besök där patienten på grund av psykiska omständigheter har svårt att ta sig till mottagningen.
- Där det finns stor tidsvinst för patienten på grund av arbete, skola eller liknande.
Patientavgift och ersättning
- Registrering av patientavgiften sker på samma sätt som vid fysiska besök.
- Ni fakturerar patienten efter mötet om det genomförts korrekt.
- Ersättning utgår när ett digitalt vårdmöte ersätter ett fysiskt besök.
Tekniska förutsättningar
Behandlare behöver ha kamera, headset eller mikrofonpuck samt extraskärm.
Beställ via ITs eKatalog:
- Headset eller Mikrofonpuck
- Kamera
- Skärm. Det är en fördel att ha två skärmar kopplade till datorn. Då kan du titta på patientens journal samtidigt som du deltar i videbesöket.
Använd nätverkskabel för att internetansluta din dator, istället för trådlöst nätverk. Det ger stabilare och snabbare uppkoppling.
Övningsmöten
Det är bra att hålla övningsmöten med kollegor innan första riktiga videomötet med patient.
- Tänk på vad som visas bild: bakgrunden, ljussättning och liknande.
- Placera kameran så den kommer i ögonhöjd. Det gör det lättare att få ögonkontakt med patienten.
- Gå igenom så du vet hur tekniken fungerar för patienten.
Reservrutin
Förr eller senare kommer sannolikt teknikstrul inträffa. Ha en reservrutin och nämn gärna i början av videomötet vad som händer vid eventuella tekniska problem.
- Ring upp patienten på vanlig telefon och slutför mötet om det inte går att genomföra som videomöte.
- Vid behov av support, kontakta IT-supporten eller Cosmic Support, på telefon (021-1)73500.
Mot patient/invånare benämner vi tjänsten Digitalt vårdmöte – ett videosamtal via 1177 eller appen Min Hälsa.
Fokusera budskapet på vad patienten kan göra, hur det går till och nyttan av tjänsten. Komplettera med att berätta vilken typ av besök som kan ske digitalt.
Hänvisa till 1177.se/vastmanland/videosamtal för mer information och hur man kopplar upp sig.
Information i kallelsen
Kallelser som skickas via Cosmic uppdateras automatiskt med information om hur man ansluter när kontakttypen "Kontakt via videolänk Cosmic" eller "Kontakt via videolänk" används.
Om annan kontakttyp används ska anpassningsbar kallelsemall användas för att ta bort den automatiska texten under rubriken Viktigt inför ditt besök. Lägg in texten:
I god tid före videomötet skickar vi ett meddelande till din inkorg på 1177.se med anslutningslänk och information om hur du ansluter. Du behöver logga in på 1177.se, klicka på Inkorgen och öppna aktuellt meddelande. Du som är vårdnadshavare till barn under 13 år ska ”Agera ombud” och ansluta via meddelandet i barnets inkorg.